アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

安心できる機密文書処理業者の選び方

アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

当サイトでは、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社を紹介しています。

当サイトでは、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社を紹介しています。

アウトソーシング会社もさまざまで、セキュリティの質や料金体系、処理方法、処理に要する時間など全く異なります。
もちろん依頼する側である企業も事業規模や処分する書類の内容などにあわせて、セキュリティ面やコスト面などの重視する点は異なってくるでしょう。

そこで、セキュリティ、料金、利便性の3つに分けて、各分野に優れている会社を選びました。
ぜひ、参考にしていただければと思います。

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業にオススメ

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料金重視

定期的に委託したい企業にオススメ

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利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業にオススメ

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必要性が高まる処分のプロの存在

いつどこで情報漏えいされているか分かりません

個人情報やシステムドキュメントなど、社外に絶対漏えいさせてはいけない情報を取り扱う企業にとって、機密文書の処理は重要な課題。

しかし、現状としては、社内に処分専用の部署がある企業は限られており、多くの場合は社員自らによる処分(シュレッダー等)を行っています。
効率が悪く、負担も大きいですが、最も懸念すべきは「情報漏えいのリスク」

2009年7月のアリコカード情報流出事件では、10万件を超えるデータが流出し、クレジットカードの不正利用が4,000件以上も発生。損失額は70億円を超え、多大なダメージを受け、社会的信用も失いました。
2014年7月に発覚したベネッセ個人情報流出事件では、最大3,500万件以上の利用者情報が流出。流出規模の大きさもさることながら、子どもの年齢や続柄・出産予定日など、複数にわたる情報項目が流出したこともあり、社会的な注目を浴びることになりました。

情報漏洩事件に学ぶ2つの共通点

この2つの事件には共通点があります。
それは、「内部社員のセキュリティに対する意識の低さ」が引き金となって起こったことです。

このようなことが原因で起こる漏えい事件は多く、事実、情報漏えい事件は毎年1,000件以上起きている中で、その約7割が「内部社員の故意または過失によるもの」という統計データがあります。

さらに、東京商工リサーチが行った「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査によると、2012年~2015年で発生した情報漏えい・紛失事故288件のうち、理由として最も多かったのが紙媒体が中心の「紛失・誤廃棄」の132件(構成比45.8%)。

特に機密文書においては、セキュリティ対策として電子化が求められる一方で、まだまだ紙媒体による管理を行わざるを得ない企業が多いのも現状です。

機密文書処理はプロに委託してリスク対策を

近年、企業側では内部統制により、社員の情報漏えいに対するリスク教育などが徹底されてきましたが、一つの限界が見えてきていると思われます。
やはり、リスクマネジメントなどの内部統制を実施する企業側の教育レベルや社員のリスクに関する意識レベルに差があるからではないでしょうか?

その現実を打開すべく、2005年以降、大企業などでは、「アウトソーシング会社」を採用しつつあります。
社内教育の限界を見越して、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社へ委託するという流れは当然と言えば当然かもしれません。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

アウトソーシング会社に委託するといっても、機密性のレベルやボリュームによって、おすすめの業者は変わってきます。ここでは「セキュリティ」「料金」「利便性」の各項目別に、おすすめのプロを厳選紹介しています。

おすすめの機密文書処理業者一覧(50音順)

項目別で選ぶ機密文書処理業者

機密文書処理業者とひと口に言っても、さまざまなサービス形態があります。処理法を重視するか、セキュリティ対策が最優先か、はたまた費用か…。おすすめ業者の情報をまとめましたので、ぜひ情報を比較検証してください。

機密文書処理業者の見極めポイントと選び方

いちいちシュレッダーをかけるのは労力の無駄!そう考える人は多いはず。また「1回きりでなく、定期的に回収を委託したい」という意見もあると思います。信頼に値する業者選びに役立つポイントをまとめているので、要注目!

機密文書処理業者の廃棄方法を検証

機密文書処理業者の情報を調べる際、気になるのは、肝心な書類の処理方法です。書類の内容を抹消するための方法には、どんなものがあるのでしょうか?その代表例を紹介しますので、知識を深めるのにお役立てください。

書類処分に関するQ&A

機密情報の処理に関するQ&Aをまとめました。機密情報の回収方法、処理についてをはじめ、「情報漏洩が発生する原因」や「情報漏洩保証」、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO27001などを解説しています。

そもそも機密文書とは?

機密文書に明確な定義はありませんが、外部に漏えいすることで企業にダメージを与える可能性を持つ文書は、すべて該当すると言っても過言ではありません。新製品の企画が記されている文書は「極秘」扱いとなるでしょうし、顧客の情報が記載されている文書は「社外秘」となるでしょう。また社内の他部署に知らせるべきではない情報が記された「部外秘」などもあります。さらに、社外から受け取った文書も、機密として処理しなければならない場合があります。

機密文書のライフサイクル

機密文書を作成する際は、表紙となるページに「秘」や「厳秘」、英語なら「Confidential」と表記し、閲覧する人と意識を共有する必要があります。専用のスタンプを用意している、という企業も多いでしょう。その管理運用は事前のオリエンテーションに始まり、共有範囲の指定、専用の置き場所の設置や施錠など、多義に渡ります。文書の保存期間が過ぎた場合は、共有範囲外の人間の目に触れぬよう、内容の判読が不可能なレベルまで、廃棄しなくてはなりません。

廃棄のリスクとポイント

「機密文書は一定期間後に廃棄すること」。そう周知させても、業務内容により多くの文書を扱う人は、感覚が麻痺しがち。保存場所に文書が溜まっていたり、処理を部下任せにしていると、情報漏えいの危険は高まります。こうしたミスから会社が窮地に陥ってしまうようでは、一大事。近年は機密文書処理専門のサービスも多数登場し、都度から定期回収まで、バリエーションは豊富です。リスク管理の投資と考えれば、出費も妥当では?ぜひ利用を検討してみましょう。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

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料金重視

定期的に委託したい企業に

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利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に

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