アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

安心できる機密文書処理業者の選び方

アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

当サイトでは、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社を紹介しています。

当サイトでは、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社を紹介しています。

アウトソーシング会社もさまざまで、セキュリティの質や料金体系、処理方法、処理に要する時間など全く異なります。
もちろん依頼する側である企業も事業規模や処分する書類の内容などにあわせて、セキュリティ面やコスト面などの重視する点は異なってくるでしょう。

そこで、セキュリティ、料金、利便性の3つに分けて、各分野に優れている会社を選びました。
ぜひ、参考にしていただければと思います。

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業にオススメ

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料金重視

定期的に委託したい企業にオススメ

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利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業にオススメ

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必要性が高まる処分のプロの存在

いつどこで情報漏えいされているか分かりません

個人情報やシステムドキュメントなど、社外に絶対漏えいさせてはいけない情報を取り扱う企業にとって、機密文書の処理は重要な課題。

しかし、現状としては、社内に処分専用の部署がある企業は限られており、多くの場合は社員自らによる処分(シュレッダー等)を行っています。
効率が悪く、負担も大きいですが、最も懸念すべきは「情報漏えいのリスク」

2009年7月のアリコカード情報流出事件では、10万件を超えるデータが流出し、クレジットカードの不正利用が4,000件以上も発生。損失額は70億円を超え、多大なダメージを受け、社会的信用も失いました。
2014年7月に発覚したベネッセ個人情報流出事件では、最大3,500万件以上の利用者情報が流出。流出規模の大きさもさることながら、子どもの年齢や続柄・出産予定日など、複数にわたる情報項目が流出したこともあり、社会的な注目を浴びることになりました。

情報漏洩事件に学ぶ2つの共通点

この2つの事件には共通点があります。
それは、「内部社員のセキュリティに対する意識の低さ」が引き金となって起こったことです。

このようなことが原因で起こる漏えい事件は多く、事実、情報漏えい事件は毎年1,000件以上起きている中で、その約7割が「内部社員の故意または過失によるもの」という統計データがあります。

さらに、東京商工リサーチが行った「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査によると、2012年~2015年で発生した情報漏えい・紛失事故288件のうち、理由として最も多かったのが紙媒体が中心の「紛失・誤廃棄」の132件(構成比45.8%)。

特に機密文書においては、セキュリティ対策として電子化が求められる一方で、まだまだ紙媒体による管理を行わざるを得ない企業が多いのも現状です。

機密文書処理はプロに委託してリスク対策を

近年、企業側では内部統制により、社員の情報漏えいに対するリスク教育などが徹底されてきましたが、一つの限界が見えてきていると思われます。
やはり、リスクマネジメントなどの内部統制を実施する企業側の教育レベルや社員のリスクに関する意識レベルに差があるからではないでしょうか?

その現実を打開すべく、2005年以降、大企業などでは、「アウトソーシング会社」を採用しつつあります。
社内教育の限界を見越して、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社へ委託するという流れは当然と言えば当然かもしれません。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

アウトソーシング会社に委託するといっても、機密性のレベルやボリュームによって、おすすめの業者は変わってきます。ここでは「セキュリティ」「料金」「利便性」の各項目別に、おすすめのプロを厳選紹介しています。

おすすめの機密文書処理業者一覧(50音順)

項目別で選ぶ機密文書処理業者

機密文書処理業者とひと口に言っても、さまざまなサービス形態があります。処理法を重視するか、セキュリティ対策が最優先か、はたまた費用か…。おすすめ業者の情報をまとめましたので、ぜひ情報を比較検証してください。

機密文書処理業者の見極めポイントと選び方

いちいちシュレッダーをかけるのは労力の無駄!そう考える人は多いはず。また「1回きりでなく、定期的に回収を委託したい」という意見もあると思います。信頼に値する業者選びに役立つポイントをまとめているので、要注目!

機密文書処理業者の廃棄方法を検証

機密文書処理業者の情報を調べる際、気になるのは、肝心な書類の処理方法です。書類の内容を抹消するための方法には、どんなものがあるのでしょうか?その代表例を紹介しますので、知識を深めるのにお役立てください。

書類処分に関するQ&A

機密情報の処理に関するQ&Aをまとめました。機密情報の回収方法、処理についてをはじめ、「情報漏洩が発生する原因」や「情報漏洩保証」、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO27001などを解説しています。

そもそも機密文書とは?

機密文書に明確な定義はありませんが、外部に漏えいすることで企業にダメージを与える可能性を持つ文書は、すべて該当すると言っても過言ではありません。新製品の企画が記されている文書は「極秘」扱いとなるでしょうし、顧客の情報が記載されている文書は「社外秘」となるでしょう。また社内の他部署に知らせるべきではない情報が記された「部外秘」などもあります。さらに、社外から受け取った文書も、機密として処理しなければならない場合があります。

機密文書のライフサイクル

機密文書を作成する際は、表紙となるページに「秘」や「厳秘」、英語なら「Confidential」と表記し、閲覧する人と意識を共有する必要があります。専用のスタンプを用意している、という企業も多いでしょう。その管理運用は事前のオリエンテーションに始まり、共有範囲の指定、専用の置き場所の設置や施錠など、多義に渡ります。文書の保存期間が過ぎた場合は、共有範囲外の人間の目に触れぬよう、内容の判読が不可能なレベルまで、廃棄しなくてはなりません。

廃棄のリスクとポイント

「機密文書は一定期間後に廃棄すること」。そう周知させても、業務内容により多くの文書を扱う人は、感覚が麻痺しがち。保存場所に文書が溜まっていたり、処理を部下任せにしていると、情報漏えいの危険は高まります。こうしたミスから会社が窮地に陥ってしまうようでは、一大事。近年は機密文書処理専門のサービスも多数登場し、都度から定期回収まで、バリエーションは豊富です。リスク管理の投資と考えれば、出費も妥当では?ぜひ利用を検討してみましょう。

おすすめの企業はこちら

機密文書の処理を行ってくれる企業は、各地にたくさんあります。企業によってもセキュリティサービスや料金などが異なり、特徴も様々です。そのため、機密文書の処理を依頼する際は、会社ごとの特徴をきちんと調べておくことが大切です。ここでは、機密文書処理で高い評判を集めている企業をご紹介します。

日本シュレッダーサービス

基本情報

会社名 株式会社日本シュレッダーサービス
所在地 〒123-0853 東京都足立区本木1-1-18
電話番号 03-3886-1725
認証取得 ISO/IEC27001認証

特徴

1.すべて自社内で作業を行ってくれるから安心

日本シュレッダーサービスには、4台の大型シュレッダーが完備されています。依頼された作業はすべてこのシュレッダーを使って自社内で行われており、外部の企業には一切委託していません。顔の見えるスタッフが書類の回収から処理まで一貫して行っているため、安心してお任せすることができます。

2.電話1本でスピーディーに対応

利用の際は、電話1本で簡単に依頼することができます。また、通常は連絡した日の翌日以降に対応する流れとなりますが、急ぎの場合は当日に対応してもらうことも可能です。スピーディーな対応・処理が評判となっており、目の前の書類をあっという間に片付けてくれます。

3.無料で段ボールを提供してくれる

書類整理をするとき、必ず必要になるのが段ボール箱。書類の量によっては大量に用意しなければならないため、数が足りなくなってしまうこともあるでしょう。そのような場合に備えて、日本シュレッダーサービスでは段ボールの無料提供を行っています。電話やメールで必要枚数を連絡すれば、その分の段ボールを用意してもらうことができるのでわざわざ購入する手間もありません。また、無駄な出費がなくなるため、コストを削減することもできます。

利用料金

【スポット回収・定例回収】

  • 定例回収(おまかせコース) 毎月の基本料金10,000円(税別)で無料段ボールの10箱分が利用可能
  • 定例回収(おまかせハーフコース)毎月の基本料金5,000円(税別)で無料段ボール5箱分まで利用可能
  • スポット回収 1箱1,400円(税別)

※そのほか、郵送回収も受け付けています。郵送回収を利用する場合、地域や箱のサイズによって料金が変わりますので、企業の方に問い合わせてみてください。

セキュリティ

日本シュレッダーサービスは、過去30年間一度も情報漏洩の事故を起こしたことがない信頼できる企業です。しかしながら、万が一に備えて賠償責任金額の上限を2億円に設定した情報漏洩保険に加入しています。また、搬送用のトラックに位置情報提供サービスの「ココセコム」が導入されているため、搬送中のトラブル防止や被害拡大を防ぐことができます。

口コミ

  • 会社の移転で書類の処分が間に合わずに困っていたとき、こちらの会社を利用させて頂きました。移転前日に電話したのですが、連絡してから3時間後にすぐ取りに来てくれたので本当に助かりました。
  • 一度に大量の書類を処分してくれて、とても助かりました。保管場所が分散している上に、大量の書類を処分しなければならなかったので、うちの社員だけでは到底無理でした。また、対応も終始丁寧で良かったので、今後もぜひお願いしたいと思います。

>>日本シュレッダーサービスの詳細はこちら

日本パープル

基本情報

会社名 株式会社日本パープル
所在地 〒107-0052 東京都港区赤坂8-5-6 翻訳会館3F
電話番号 03-3479-1201
認証取得 産業廃棄物収集運搬業、プライバシーマーク取得、ISO/IEC27001認証

特徴

1.「保護くん」を利用した機密処理

日本パープルでは、機密回収ボックス「保護(まもる)くん」を使って書類の処分を行っています。投入した書類が取り出されるのを防ぐために、鍵が付いていたり、投入口に取り出し防止弁が付いていたりと安全対策も万全です。シュレッダーや段ボール要らずなので、手間なく機密処理を行うことができます。

2.パソコンやCD・DVDなども処理してくれる

日本パープルは、書類のほかにもパソコンやHDD、スマートフォン、CD、DVDなどの処理も行ってくれます。また、ユニフォームや印鑑、鍵、社員証なども処理することができ、対応可能な品が幅広いのが特徴です。

3.環境にやさしいリサイクルシステムを採用

シュレッダーにかけられた紙は繊維が裁断されてしまうため、リサイクルせずにそのまま焼却されるのが一般的です。しかし、日本パープルは特殊な工程で機密処理が行われているので、コピー用紙などの上質な紙にリサイクルすることができます。

利用料金

1箱(約20㎏)あたり3,500円(税別)

セキュリティ

日本パープルは、「保護くん」のサービスが始まった昭和47年から、一度も情報漏洩事故を起こしたことがありません。投入された書類は処分する瞬間まで誰の手にも触れないように徹底管理されており、セキュリティ対策が万全です。

また、書類を運ぶ輸送車には、現金輸送車と同等のセキュリティ設備を搭載した完全密封車を使用しています。さらに、後部扉には特殊警報機が装備されているので、扉を開けっぱなしにしたままスタッフが車を離れることもありません。輸送車にはGPS機能も搭載されているので、どこにいるのかすぐわかるようになっています。

口コミ

  • これまで大量の書類を社内にあるシュレッダーで処理していましたが、ホッチキスの針を外したり、屑でいっぱいになった袋を取り替えたりと大変でした。それで片付けがいつも後回しになりがちでしたが、処理を依頼するようになってから手間なく片付けられているので助かっています。
  • 機密文書の処理がスムーズにできるようになったおかげで、社員全員の袖机が一つ減りました。袖机が一つ減った分、オフィスのスペースを有効活用することができ、快適な職場環境になりました。

>>日本パープルの詳細はこちら

エコシュレッドサービス

基本情報

会社名 株式会社機密文書出張細断
所在地 〒236-0051 神奈川県横浜市金沢区富岡東2-2-13-102
電話番号 045-775-1555
認証取得 特になし

特徴

1.「出前シュレッディング」を実施

エコシュレッドサービスでは、シュレッダー作業と回収を一度に行う「出前シュレッディング」というサービスが実施されています。スタッフが出向いて目の前で書類をシュレッダーにかけてくれるので、処分される様子をしっかり見届けることができます。そのため、情報漏洩の心配もなく、安心して機密文書の処理を依頼することができます。

2.コストの削減に役立つ

出前シュレッディングは、スタッフが指定の場所まで出向いて作業を行うため作業員コストがかかりません。また、シュレッダー作業と回収が同時に行える車両を使用するので、ゴミ袋を用意する手間も省けます。オフィスシュレッダーを使うよりも、コストを大幅に削減することができるのです。

3.処理後の紙はリサイクルへ!

シュレッダーにかけられた紙はその後中間処理施設に運ばれ、溶解処理が行われます。それによって、トイレットペーパーや段ボールなどにリサイクルされるのです。エコシュレッドサービスではリサイクルが可能なサイズに書類を細断するため、資源を無駄にすることなく有効活用できています。

利用料金

1箱(約15㎏)あたり1,890円(税別)

※出張費・車両費・回収費・処分費も込み

セキュリティ

シュレッダー・攪拌(かくはん)・圧縮作業をその場で同時に行うため、移送時や保管先で情報漏洩してしまうリスクがありません。また、回収した書類は判別不可能になるよう、クロスカットの切り口に細断されます。そのため、万が一運送中に紙片が外に出てしまっても、情報が洩れる心配はありません。

口コミ

  • 今まで、シュレッダーの屑はリサイクルされないということを知りませんでした。しかし、こちらの会社では処理後の紙をリサイクルしてくれるということで、環境にも優しいのが気に入っています。
  • 日々溢れかえる機密文書の処理に困っていました。その上、社内にあるシュレッダーが止まってしまい、作業の効率がとても悪かったです。それが、今ではすべてエコシュレッドサービスさんが行ってくれるのですごく助かっています。設計図などお客様の重要書類がたくさんあるので、処分までしっかり確認できるのがいいですね。

>>エコシュレッドサービスの詳細はこちら

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