機密文書処理業者をお探しなら

当サイトでは、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社を紹介しています。
ただし、そのアウトソーシング会社もさまざまで、セキュリティの質や料金体系、処理方法、処理に要する時間など全く異なります。
もちろん依頼する側である企業も事業規模や処分する書類の内容などにあわせて、セキュリティ面やコスト面などの重視する点は異なってくるでしょう。

そこで、セキュリティ、料金、利便性の3つに分けて、各分野に優れている業者を選びました。
ぜひ、参考にしていただければと思います。

・企業の規模が大きい
・機密情報の量が多い▼
・企業の規模は小~中
・定期的に委託したい▼
・迅速な処理を頼みたい
(引越しや大掃除等)▼
セキュリティ面を重視する 料金面を重視する 利便性を重視する

必要性が高まる処分のプロの存在

いつどこで情報漏えいされているか分かりません個人情報やシステムドキュメントなど、社外に絶対漏えいさせてはいけない情報を取り扱う企業にとって、機密文書の処理は重要な課題。

しかし、現状としては、社内に処分専用の部署がある企業は限られており、多くの場合は社員自らによる処分(シュレッダー等)を行っています。
効率が悪く、負担も大きいですが、最も懸念すべきは「情報漏えいのリスク」

2004年1月に発覚したYahoo!BBの顧客情報漏えい事件では、約450万人分の顧客情報が流出。
2009年7月のアリコのカード情報流出事件では、10万件を超えるデータが流出し、クレジットカードの不正利用が4,000件以上も発生。損失額は70億円を超え、多大なダメージを受け、社会的信用も失いました。

情報漏洩事件に学ぶ2つの共通点

この2つの事件には共通点があります。
それは、「内部社員のセキュリティに対する意識の低さ」が引き金となって起こったことです。

このようなことが原因で起こる漏えい事件は多く、事実、情報漏えい事件は毎年1,000件以上起きている中で、その約7割が「内部社員の故意または過失によるもの」という統計データがあります。

機密文書処理はプロに委託してリスク対策を

近年、企業側では内部統制により、社員の情報漏えいに対するリスク教育などが徹底されてきましたが、一つの限界が見えてきていると思われます。
やはり、リスクマネジメントなどの内部統制を実施する企業側の教育レベルや社員のリスクに関する意識レベルに差があるからではないでしょうか?

その現実を打開すべく、2005年以降、大企業などでは、「アウトソーシング会社」を採用しつつあります。
社内教育の限界を見越して、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社へ委託するという流れは当然と言えば当然かもしれません。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

アウトソーシング会社に委託するといっても、機密性のレベルやボリュームによって、おすすめの業者は変わってきます。ここでは「セキュリティ」「料金」「利便性」の各項目別に、おすすめのプロを厳選紹介しています。

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当サイトおすすめの機密文書処理業者一覧

機密文書処理業者とひと口に言っても、さまざまなサービス形態があります。処理法を重視するか、セキュリティ対策が最優先か、はたまた費用か…。おすすめ業者の情報をまとめましたので、ぜひ情報を比較検証してください。

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機密文書処理業者の見極めポイントと選び方

いちいちシュレッダーをかけるのは労力の無駄!そう考える人は多いはず。また「1回きりでなく、定期的に回収を委託したい」という意見もあると思います。信頼に値する業者選びに役立つポイントをまとめているので、要注目!

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事業規模

機密文書処理の依頼先を探している際、目に付きやすいのは知名度の高さ。他業種(運送業など)でよく名の知られている企業が、別事業というかたちで機密文書処理を行っています。果たして、信用に値するのでしょうか?

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処分工程

依頼先によって機密文書の処理法は異なってきます。どのような種類があるのか紹介していますので、ぜひお目通しを。またその中で、最も機密性の高い作業が遂行できる方法は何なのかについても、調べています。

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機密性

「機密文書の処理は、すべて自社で行いたい」というのが、担当者の本音。しかし業者に一旦依頼してしまったら、全行程をチェックすることはむずかしくなっています。信頼度の高い業者を見極める目を養う必要がありますよ。

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価格相場

「機密文書の処理を専門業者に依頼する」というニーズは、個人情報に関する意識が高まった近年に登場してきたもの。そのため、明確な相場観を持っている人は少ないと言えるでしょう。現状はどのようになっているのでしょうか?

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対応スピード

「機密の詰まった文書は、一刻も早く処分したい」というのが、依頼者の本音でしょう。しかし、業者によっては時間がかかってしまうケースも。対応スピードの差はどのような条件から生まれるのか、リサーチしています。

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保証

機密性が高い書類ほど、内部から漏えいする危険があります。それゆえ少量でも外部業者に依頼するというケースも。しかし依頼先は、信頼に値するプロなのか?その見極めに役立つ「保証制度の有無」について解説します。

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利用者の声

業者選びの際、参考になるのが「すでにそのサービスを利用したことがある」人の声です。さまざまな角度から利用感想を見極め、吟味していく必要があるでしょう。そのコツを紹介していきますので、要チェック。

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機密文書処理業者の廃棄方法を検証

機密文書処理業者の情報を調べる際、気になるのは、肝心な書類の処理方法です。書類の内容を抹消するための方法には、どんなものがあるのでしょうか?その代表例を紹介しますので、知識を深めるのにお役立てください。

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出張シュレッダーサービス

出張、社内でのシュレッダー作業を代行するわけではありません。業務用の高性能シュレッダーを搭載したトラックが到着し、担当者の目の前で作業を行ってくれるのです。非常に明朗ですが、コストはやや高め。

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溶解処理サービス

製紙工場に設置された大型機械で、機密書類を段ボールごと溶解させてしまう方法。中身の判読が不可能になるのはもちろん、再生紙に生まれ変わらせることで、リサイクルにも貢献できます。しかしセキュリティ面に一抹の不安が。

溶解処理サービスを詳しく見る>>

専門工場裁断サービス

機密書類処理用の工場を所有している業者なら、回収から運搬、そして書類の処理までをワンストップで依頼できるので、安心感が違います。しかし、こうした設備を整えている業者はどのぐらい存在しているのでしょうか?

専門工場裁断サービスを詳しく見る>>

焼却処理サービス

近年はあまり見かけなくなった「たき火」は、機密処理に最も適した方法と言えるかもしれません。こちらのサービスは専門施設での焼却を実施。ただしサービス全体のセキュリティや価格には、バラつきがあるようです。

焼却処理サービスを詳しく見る>>

書類処分に関するQ&A

機密情報の処理に関するQ&Aをまとめました。機密情報の回収方法、処理についてをはじめ、「情報漏洩が発生する原因」や「情報漏洩保証」、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO27001などを解説しています。

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書類の保存方法はどれくらい?

書類には、法律で保存期間が定められているものもあります。主な書類の保存期間を一覧にしました。

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医療情報の保管と廃棄のポイントは?

カルテをはじめとした医療情報の保管と廃棄を考えるうえで、抑えるべきポイントを解説しています。

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社内で機密文書の処分をする際の注意点

社内で機密文書を処分する場合の注意点を紹介。「社員の過失と不注意」「日常業務への影響」「処理費用」「リサイクル率の低下」といった4テーマにわたり解説しています。社内のリスク対策のために、ぜひチェックしてください。

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社員の過失と不注意

社内で機密文書を処理することは、実は意外にリスクが高いものです。その理由を説明します。

社員過失による情報漏洩の問題について詳しく見る>>

日常業務への影響

たとえシュレッダーを導入したとしても、機密文書の処理には手間がかかる面倒な作業。その注意点とは?

シュレッダー処分の負荷について詳しく見る>>

処理費用

機密文書などを社内で処理する場合のコストとは?アウトソーシングする場合との比較調査も行いました。

機密文書処理の費用について詳しく見る>>

リサイクル率の低下

社内で機密文書を処分した場合、リサイクルは可能か?その実効性や費用対効果も検証してみました。

機密文書のリサイクルについて詳しく見る>>

そもそも機密文書とは?

機密文書に明確な定義はありませんが、外部に漏えいすることで企業にダメージを与える可能性を持つ文書は、すべて該当すると言っても過言ではありません。新製品の企画が記されている文書は「極秘」扱いとなるでしょうし、顧客の情報が記載されている文書は「社外秘」となるでしょう。また社内の他部署に知らせるべきではない情報が記された「部外秘」などもあります。さらに、社外から受け取った文書も、機密として処理しなければならない場合があります。

機密文書のライフサイクル

機密文書を作成する際は、表紙となるページに「秘」や「厳秘」、英語なら「Confidential」と表記し、閲覧する人と意識を共有する必要があります。専用のスタンプを用意している、という企業も多いでしょう。その管理運用は事前のオリエンテーションに始まり、共有範囲の指定、専用の置き場所の設置や施錠など、多義に渡ります。文書の保存期間が過ぎた場合は、共有範囲外の人間の目に触れぬよう、内容の判読が不可能なレベルまで、廃棄しなくてはなりません。

廃棄のリスクとポイント

「機密文書は一定期間後に廃棄すること」。そう周知させても、業務内容により多くの文書を扱う人は、感覚が麻痺しがち。保存場所に文書が溜まっていたり、処理を部下任せにしていると、情報漏えいの危険は高まります。こうしたミスから会社が窮地に陥ってしまうようでは、一大事。近年は機密文書処理専門のサービスも多数登場し、都度から定期回収まで、バリエーションは豊富です。リスク管理の投資と考えれば、出費も妥当では?ぜひ利用を検討してみましょう。