社員の過失と不注意

ここでは、社内処分の注意点「社員の過失と不注意」について紹介していきます。

完璧な処理は不可能である

外部へ委託するよりも、機密情報は社内だけで処分した方が機密性が高いように思えます。
ところが、実際には社内で完璧に処理することは難しく、社内だけで完結しているから安全であるとは言えません。

社内には多くのリスクが潜んでおり、代表的な例としては処理基準を統制しにくいために発生する過失や不注意、セキュリティ意識が低下した場合の情報漏洩などが挙げられます。
とある統計では機密文書の漏洩事故・事件のうち、約7割は社内に問題があったという衝撃的な結果が出ています。

せっかくシュレッダーを設置したのに、1ヶ月も経つとシュレッダーの前に機密文書が積み上がっていただけだった、というケースも珍しくありません。
「社員はきちんと処理をしてくれるだろう」という期待とは裏腹に、日々の業務に追われる社員にとっては面倒な手間でしかないのが実情です。

一斉廃棄の手間とリスク

年末や事務所移転時は、情報が流失しやすい時期なので注意を!結局、積み上がった書類の山は、年末大掃除や年度末にまとめて処分している会社が多いのが一般的です。
それまでの間、機密情報を保管し続けておくという行為は、セキュリティ面において危険なだけです。

特に個人情報が売買される昨今では、社内に出入りする来客や業者、臨時雇いの雇用者などの目に触れる位置に放置される期間が、そのままリスクにさらされている期間と言い換えることができます。

一斉廃棄も人手のかかる手間となりますし、手早く済ませようとすればするほど、過失や不注意によるセキュリティ低下を招くという問題を抱えています。