機密性

ここでは、機密文書処理の優良業者の見極め方「機密性」について解説しています。

機密文書処理業者へ委託するリスク

機密文書処理業者のセキュリティは、処理方式だけで決まるわけではありません。

各業者ともホームページやパンフレットには、安全そうな印象を受ける語句が並べられています。
ところがそれらの宣伝を鵜呑みにし、アウトソーシング会社へ丸投げ委託すると情報漏洩のリスクにさらされてしまう可能性があるのです。

具体的にどのような業者がリスクが高いか例を挙げましょう。

  • どのようなセキュリティ対策をトラックや工場に施しているのかホームページや各種資料・広告に不明記の場合。
  • 溶解処理工場で処分をする業者の場合。

「溶解処理工場で処分をする業者の場合」が「どうして?」という疑問を抱いた方もいるでしょう。

溶解処理工場は製紙メーカーが所有している工場であるため、溶解処理がスムーズに行われるかどうかは製紙メーカーの工場稼働スケジュールに影響されます。
多くの持込業者が集中すれば、即日処理ができなかったり、そもそも持込予約が取れない可能性があるのです。

また、溶解処理工場は普通の製紙メーカーですから、情報セキュリティ対策は厳しくありません。
そこに多数の持込業者が出入りしているため、機密書類が人目につきやすいというリスクもあります。

迅速に処理してもらいたいのに、それができずに機密書類が放置される。これほど漏洩リスクが高いことはありません。

こうしたリスクを取り除くためには製紙メーカーに持ち込む前に情報を抹消する必要があります。
そのために、出張細断サービスや専門工場破砕サービスは、まず大型のシュレッダーで情報抹消を最優先に行い、その破砕片を製紙メーカーに持ち込んでいるのです。

小さなリスクにこそ着目

本当に安全な処理業者は、利用者や依頼主が気にしないような小さなリスクを防止することにこそ力を入れています。

トラックは施錠型の専用密閉式、必ず複数名によるチームを組んで回収と運搬にあたる、処理工場にはスタッフ以外は出入りできないセキュリティ体制を敷いているなどなど…。
さらには、処理への立ち会いや、万が一のトラブルに対する漏洩保険の加入などです。

当たり前のように見えますが、全てを実践している処理業者は少ないのが現状です。

あらゆるリスクを抑止するために、求めていきたいセキュリティ体制ですね。