処分工程

機密文書の処理方法は以下の3つに分けられます。

  • 出張シュレッダーサービス
    オフィスや事業所の付近まで出張し、シュレッダーによる破砕処理を行う。
  • 溶解処理サービス
    段ボールのまま製紙メーカーの溶解処理工場へ持ち込み、溶解処分する。溶解処分されたものはトイレットペーパーの原料になる。
  • 専門工場細断サービス
    オフィスや事業所から機密文書を回収し、専門の細断工場(自社工場)でシュレッダー処理を行う。

ここでは、その上記3つの処理方法を検証していきます。

最も機密性の高い処理方法は?

まず、セキュリティのみを追求した場合、処理までの工程でランク付けをすると最もセキュリティが期待できるのは、目の前で処理する出張シュレッダーサービスとなります。
機密文書のオフィスからの移動距離や、処理までにかかる時間、目視確認ができる点など、他の方式にない優位性を備えています。

次いで、処理業者の自社工場にて処分してもらえる専門工場細断サービスは十分なセキュリティがあり、優良業者であれば出張シュレッダーと遜色のない安全性を期待できます。
工場までの移動距離がある分だけセキュリティが低下するのは事実ですが、リスクらしいリスクと言えるのは運搬時程度で、セキュリティが充実したトラックを使用している業者であれば極わずかな確率です。

溶解処理サービスは、セキュリティレベルの幅が広い方式で、ただの古紙回収に機密文書処理と自称しているだけのような業者も存在します。
優良業者なら、高いセキュリティを意識した製紙メーカーと提携するなど、一定レベルのセキュリティが期待できることも事実です。
しかし、どうしても複数の企業を介することによるリスクが発生してしまいます。

業務への影響とセキュリティのバランス

限りなく100%の機密性を求めるのであれば、社内で責任者が自らクロスカットシュレッダーにかけ、その手で屑を焼却所へ持ち込むしかありません。
実際には、そのような手間をかけられる企業は稀で、そもそも一部金融機関などを除いて過剰な手段であると言えます。

業務を圧迫せずにセキュリティを保てる方式を選択することが重要となり、労力とセキュリティレベル、そして万が一のトラブルにも迅速な対応ができるという点を判断すると、最も優れているのは専門工場細断サービスです。
より手間を惜しまないのではれば、出張シュレッダーサービスを推薦します。