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出張シュレッダーサービス

シュレッダーのイメージ

ここでは、機密文書処理業者の3つある処理方式のうち、「出張シュレッダーサービス」について紹介しています。

出張シュレッダーサービスの特徴

オフィスや事業所の付近まで出張してくれた上で、機密文書の破砕処理を行ってくれるのが出張シュレッダーサービス

駐車場や車道に大型シュレッダーを搭載したトラックを持ち込み、目の前で破砕処理をしてもらえる高セキュリティが最大の特徴となっています。
他の方式に比べて機密文書の移動距離が短く、廃棄の瞬間まで立ち会えるため最も安心感の感じられる方式です。

細断後は、ほとんどの業者が紙屑庫を密閉したまま古紙工場まで運びます。
古紙工場では、一定の貯留後にリサイクルされ、主にトイレットペーパーとして再生されています。

出張シュレッダーサービスのメリット

依頼者の目の前で細断処理をする厳重なセキュリティー

出張シュレッダーサービスにはさまざまなメリットが存在します。まず、第一のメリットとして挙げられるのがセキュリティ面です。

出張シュレッダーサービスでは原則として依頼者の立ち会いのもとで、依頼された書類に関して厳重に細断処理を行います。

特にオフィスの移転や業務内容の大幅な変更などに伴い大量の機密書類を一度に処理しなければならないという場合、通常の処理業者に処分を委託するのではどうしても機密漏洩などの不安が残るという場合もあるかもしれません。

その点出張シュレッダーサービスでは、依頼者の目の前で書類を処理するということで非常に大きな安心感を得ることが可能となります。

業者にもよりますが、書類に関しては非常に細かく裁断され、尚且つシュレッダーにかけられると同時に他の書類と撹拌、さらにその後で圧縮処理をするので裁断後に紙片から内容を判別される可能性はほぼゼロに等しくなります。

回収車両が万が一事故などに巻き込まれ、その紙片が外部に放出されてしまった場合にも安心です。

過去には廃棄運搬中の処理業者が誤って運転中に荷台を動かし、書類が散乱してしまったという情報漏洩事故の事例があり、万が一処理業者から漏洩が発生した場合でも処分を依頼した企業の責任となってしまいます。

出張シュレッダーであれば裁断の直前まで自社スタッフから機密文書が手を離れないため、こうした引き渡し後の漏洩事故のリスクを限りなくゼロにすることが可能です。

裁断後の書類の運送中に同じような漏洩事故が発生する可能性もありますが、裁断前と裁断後の書類では、同じ運搬事故でもその漏洩度合いに大きな差があります。そういった観点からも、出張シュレッダーサービスはいくつかある機密文書の処分方法の中でもっとも安心できる方法といえます。

短時間で処理をする利便性

もう一点、出張シュレッダーサービスならではの大きなメリットとして挙げられるのがその利便性です。

出張シュレッダーサービスには下記の項目「デメリット」にも記述されているように専用車両の駐車スペースや処理の際に発生する騒音などの問題点もないわけではないのですが、その一方で文書を短時間で処理することができるという非常に大きなメリットが存在します。

例えば自社にてまとまった量の機密文書を処理する場合、人的あるいは時間的なリソースを少なからず浪費するということが想定され、生産性の損失に繋がってしまいますが、出張シュレッダー業者にアウトソースをすることでより効率的な処理が可能となるのです。

回収する処理方法だと、回収後証明書が発行されるまでに期間がかかるケースもあります。上司に処理をした日にちなどを報告しなければいけない場合なども、トラックで処分した日にちを処理日に出来るので、手続きが早めに進みます。もちろん廃棄証明書が必要な場合は発行してもらえます。

また大量の書類を処理する場合、その裁断処理された書類をゴミとして処分することにも少なからずリソースが必要となりますが、業者に依頼することにより裁断処理からゴミとして破棄するまでをワンストップで行うことも可能となります。

コスト面を考えるとむやみやたらに料金が高いわけではない

出張シュレッダーサービスはこうしたさまざまなメリットが存在するものの、一方でデメリットとして「料金の高さ」が挙げられることも少なくありません。

下記の「デメリット」の項目で詳しく述べておりますが、実情として、出張シュレッダーサービスの利用料金自体は決して安くありまません。

ただし先にも述べましたように、大量の書類を自社に処理する場合にもそれがゼロコストで行われるということはありません。

大量の書類を処理する場合、先に挙げた人的、時間的なリソースのロスに加え、シュレッダーの機械を動かす電気代、ゴミ袋代、大量のゴミを運ぶ運搬費などがかかることが想定されますが、そういったコストに関しては出張シュレッダー業者に依頼することである程度相殺することが可能となりますので、あながち一面的に「料金が高い」とも言い切ることはできません。

自社でシュレッダー機を使うよりも早い

自社 シュレッダー

出張シュレッダーは書類を裁断処理するまでにある程度の時間はかかりますが、絶対に第三者に渡せないという書類であれば、出張シュレッダーの他には自社でシュレッダーするしかありません。

しかし会社のシュレッダー機と出張シュレッダーのトラックではその速度は大きく異なります。

段ボール1箱を処分するとなると、企業設置用の機械では数時間かかってしまうこともありますが、シュレッダー搭載トラックであれば段ボール1箱なら数分で完了します。

業者にもよりますが、事前に機密ボックスを設置してもらえたり、シュレッダー文書を保管するための段ボールを送ってもらえるのが一般的です。自社で保管するためにわざわざ段ボールを用意することも、シュレッダー機を維持する必要もありませんので、備品コスト削減にもつながります。

出張シュレッダーサービスのデメリット

出張にかかるコストは高い傾向にある

高セキュリティの反面、出張シュレッダーサービスにはそれ相応のデメリットも存在します。

最もネックとなるのは、高額な料金です。最低量に満たない小口になればなるほど割高となってしまいます。

処理量が段ボール30ケース分ほどになると他のサービス並みの価格となりますが、そこまで機密文書を貯め込むことは、逆に社内のセキュリティレベルが低いという問題点も浮き彫りになります。

また出張シュレッダーサービスは、依頼者に指定された場所まで出張して処理を行うかたちになっているため、車両の燃料、整備コストやその業者のスタッフの出張費などが費用に加算されるのが一般的です。

企業の規模が小さかったり個人事業だったりと、それほど大量の書類がでない場合は、費用コストが高くなってしまいます。

多くの出張シュレッダー業者はあらかじめ指定されたエリア内を中心に営業をしていることが多く、遠くから出張をしてもらう場合、さらに費用がかさむことが考えられます。

地方出張は対応不可の場合も

特に地方などではそういった業者のあまり多くないということもあり、遠くの業者に依頼をしたことによってその追加料金を支払わなければならないといったケースも多くありますので、その点には留意が必要です。

これは依頼する量によっても変わってくる部分です。出張にきてもらうのが安いのか、それとも回収だけしてもらうほうが費用が安くなるのか、また目の前で処分が必要と考えるかなどを含めて方法を検討する必要があります。

シュレッダー車の駐車スペースの確保

また、シュレッダートラックの駐車スペースが必要で、屋外の場合は当日の天候にも気を配らなければなりません。

会社によって使用する車両が異なるので事前に確認が必要ですが、作業中のことも考えるとおおよそ通常の乗用車の1、2台分となっており、2台分の場合は縦に必要です。

あまり駐車場が広い企業でなければ、止めている自家用車や営業者を一度動かすなど多くの従業員の協力が必要なケースもでてきます。また小さな企業や個人事業で駐車スペースが乗用車1台分となると出張での対応自体が難しいことも考えられます。

シュレッダー中の人件費

ダンボール 運ぶ

文書を搬出する労力と搬出場所の監視員に加え、シュレッダー中の立ち会い担当といった人員の確保も必要です。

停車場所への運搬も自社スタッフがおこなうとなると重労働です。上で記載した割高にならないようにするためには大量の依頼が必要で、段ボール30箱を運ぶのであれば数人でおこなう必要もでてきます。

回収の場合であれば、業者が引取にきてから回収完了までの数分間1人が立ち会うだけで人員が充分なのですが、出張シュレッダーは運搬、見守りの人員が必要となってきます。

作動音がかなりの音量となることから、近隣オフィスへの配慮も求められます。

シュレッダー前の事故発生に注意

シュレッダー処理が完了するまでの間は、自社スタッフの目の前でおこなってくれるのでセキュリティは高くなっています。

しかし注意するべきなのは停車場所までの運搬の万が一の事故の可能性です。駐車スペースが社内の建物内にあるタイプであれば社外に出ずに運搬が可能ですが、屋外での駐車場を利用するのであれば一旦社外に段ボールで機密文書を運搬しなければいけないことになります。

もし段ボールの封が不充分で駐車場にもっていくまでの間に中に入っている機密文書が風にあおられて飛んでしまったり、またはしっかり密封していても一度に大量に運ぼうと代車に高く積んだ段ボールが倒れて破損してしまったりなどの情報漏洩事故が発生する可能性があります。

しかし自社の段ボールでの保管ではなく、処理会社が機密ボックスを用意してくれて、当日はその機密ボックスをトラックまで運搬してくれるケースもあり、その際には処理までの事故の可能性はほとんどなくなります。

シュレッダー前に分別が必要なケースも

出張のため処理工場と同様の機械を使用することができず、車に搭載されているシュレッダーを使用するため、基本的にカッターの刃を傷付けないように金具部分の取り外し作業が発生することもあります。

例えば下記のものです。

これらをつけたままでは対応できないシュレッダー機でおこなっている際、つけたまま渡してしまっても業者が基本的にシュレッダー前に外してくれるのですが、その分作業時間が長くなってしまいます。

書類のみの対応となるシュレッダー

機密文書として処分するものは書類の他にもDVDやそのケースなど多岐に渡ります。

しかし出張シュレッダーはあくまで書類を裁断するシュレッダー機のため、書類以外には対応できません。回収の場合は同様に運搬してもらえたり、別費用であっても同時に渡せるケースも多いですが、出張であれば書類以外は別途処分方法を考えなければいけません。

出張シュレッダーサービスは処理までの高セキュリティと引き替えに、コストと利便性に劣る方式と言えます。

年末や事業所の引っ越しなどによって、急に大量の文書処理が発生した場合に向いているサービスで、定期的に利用をするには他の方式がお勧めです。

エコシュレッドサービス

機密文書処理を専門に行っている会社です。依頼者が指定した場所にドラム式の大型シュレッダー車を停車して裁断作業をおこないます。

時間は段ボール1箱につき1、2分となっており、処理後の紙片はリサイクル可能となっています。車両も複数あり、作業時に必要なスペースが乗用車1台分のものと2台分のものとがあるので、停車場所の状況に合わせて依頼することが可能です。

>>エコシュレッドサービス

大塚商会

事務用品やコピー機などを扱う大塚商会がメルティBOXというサービス名で行っている文書処理でDタイプがこの出張シュレッダーにあたります。

事前にシュレッダートラックを停車する駐車場を相談し、その場所でシュレッダーしてくれます。文書保存箱3箱から対応可能で、裁断したあとの紙片は大塚商会が持ち帰ります。20kgの段ボール1箱が1〜3分ほどで処理完了となり、一般的な事務用小型シュレッダーの20倍以上の性能となっています。

>>大塚商会

テルヰ(テルイ)

40年以上にわたり機密文書処理を行っている会社です。通常は回収をしての処分ですが、オプションとして出張シュレッダーサービスが用意されています。出張専用のプランを用意されているわけではないので、個別に見積もりをしてもらう必要があります。

>>テルヰ(テルイ)

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