アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

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対応スピード

ここでは、機密文書処理の優良業者の見極め方「対応スピード」について解説しています。

機密書類の長期保管はハイリスク

処分のためとはいえ、外部へ出た機密文書は処分されるまでの期間が長くなればなるほど、漏洩リスクが高まります。

工場にて即処分をしてもらえるのが理想となりますが、実際には繁雑期などの混雑具合や設備の障害メンテナンスによって、長期保管とされてしまうケースも珍しくありません。
自社工場を持っている業者は比較的迅速な処分をしてもらえるものの、外部の製紙メーカーが持つ溶解処理工場を利用している場合は、そうはいきません。
製紙メーカー側の都合があり、また、ほかの業者も多数出入りしていることから、どうしてもスケジュールが複雑になってしまい、処分までの期間が長くなって島します。

保管期間を最低限に抑えるためには、設備の処理能力や処分までの期間を確かめておくことが望ましいです。手間を惜しまず、事前に工場や保管庫の見学を申し出ることも有効です。

少量でもすぐに対応してくれる業者は?

漏洩のリスクは、社外に出てからだけとは限りません。個人情報などが売買される昨今、オフィス内や営業所内だとしても機密文書の長期間の保管は危険性が高い状態です。
たとえダンボール1箱分の処理でも、回収依頼をしたらすぐに来てほしいですし、そうすることで漏洩リスクを抑えることができます。

しかし、運送業とは異なり、機密文書処理業者は、少量の回収は利益率が低すぎてうまみの少ない依頼です。
なぜなら、セキュリティ設備が充実した運送トラックでは、通常の運送トラックよりも運送料が高くついてしまうからです。

だからこそ、少量回収の依頼は優良業者を見極めるチャンスでもあります。
急に回収に来てほしい状況はしばしばあり得ることです。1箱でも回収し、対応スピードが満足できるものであれば、サービスを依頼する側も安心できます。
そこで最低料金やトラック手配費用が必要になる業者はあまり評価できません。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

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料金重視

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利便性重視

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