アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

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対応スピード

ここでは、機密文書処理の優良業者の見極め方「対応スピード」について解説しています。

機密書類の長期保管はハイリスク

処分のためとはいえ、外部へ出た機密文書は処分されるまでの期間が長くなればなるほど、漏洩リスクが高まります。

工場にて即処分をしてもらえるのが理想となりますが、実際には繁雑期などの混雑具合や設備の障害メンテナンスによって、長期保管とされてしまうケースも珍しくありません。
自社工場を持っている業者は比較的迅速な処分をしてもらえるものの、外部の製紙メーカーが持つ溶解処理工場を利用している場合は、そうはいきません。
製紙メーカー側の都合があり、また、ほかの業者も多数出入りしていることから、どうしてもスケジュールが複雑になってしまい、処分までの期間が長くなって島します。

保管期間を最低限に抑えるためには、設備の処理能力や処分までの期間を確かめておくことが望ましいです。手間を惜しまず、事前に工場や保管庫の見学を申し出ることも有効です。

少量でもすぐに対応してくれる業者は?

漏洩のリスクは、社外に出てからだけとは限りません。個人情報などが売買される昨今、オフィス内や営業所内だとしても機密文書の長期間の保管は危険性が高い状態です。
たとえダンボール1箱分の処理でも、回収依頼をしたらすぐに来てほしいですし、そうすることで漏洩リスクを抑えることができます。

しかし、運送業とは異なり、機密文書処理業者は、少量の回収は利益率が低すぎてうまみの少ない依頼です。
なぜなら、セキュリティ設備が充実した運送トラックでは、通常の運送トラックよりも運送料が高くついてしまうからです。

だからこそ、少量回収の依頼は優良業者を見極めるチャンスでもあります。
急に回収に来てほしい状況はしばしばあり得ることです。1箱でも回収し、対応スピードが満足できるものであれば、サービスを依頼する側も安心できます。
そこで最低料金やトラック手配費用が必要になる業者はあまり評価できません。

利便性の高い機密文書処理業者3選

スピーディーな対応が可能で、利便性に優れている機密文書処理業者を選びたいと思った際におすすめの業者についてご紹介します。
ここでは回収から処理までのスピードが優れている3社をピックアップしました。参考にしてみてください。

日本シュレッダーサービス

創業してからこれまでに5,000社を超える企業によって利用されているサービスです。
これまでの利用者の声を確認したい方は、ホームページを確認してみてくださいね。様々な事例も紹介されているので、参考になるでしょう。

とてもスピーディーな対応が可能なのですが、そこで気になってくるのが情報漏えい対策に関すること。日本シュレッダーサービスでは情報セキュリティ認証ISO27001を取得するなど、万全の態勢を取っているので安心です。
オプションサービスとして箱ごとシュレッダー処理できる未開封処理も選択可能となっています。

依頼してからから回収までの時間が速いのも魅力です。安心してスピーディーな対応をお任せできる会社を探している方は是非ともチェックしてみてください。

エコシュレッドサービス

創業したのは2006年ということもあり、まだまだ新しい会社です。
しかし、専門的に機密文書処理を取り扱ってきたということもあり、安心してお任せできるでしょう。

気になる情報漏えいリスクについてですが、できて間もない会社ということもあり特別な認定取得などを得ていません。しかし、安心して依頼できるように対策がしっかりと整えられていて、移送中に情報漏えいのリスクをゼロにするために依頼者が指定した場所へドラム式車両を手配、その場ですぐに機密文書を裁断する徹底ぶりです。

ここからも、スピーディーな対応をしている企業であることがわかるでしょう。社名に「エコ」と入っていることからもわかる通り、シュレッダーした紙をリサイクルするシステムも整っています。

日本パープル

55年もの事績を持っている会社です。注目したいのが、その間、情報漏えいなどのミスは一度も発生していないということ。ここからもしっかりとした情報漏えい対策がされていることがわかりますね。

機密書類の扱いに関しては業界の中でもトップクラスの実力を持っているので、安心してお任せできるでしょう。作業の中に他社に依頼するものがあると、セキュリティの問題が出てくるだけでなく、スピーディーな処理ができなくなってしまう恐れもありますが、日本パープルは外部に発注せずに、すべて自社工場で処理が行われています。
担当してくれるのは自社スタッフとなっているので、スピーディーな対応を求めている方にも向いている会社だと言えるでしょう。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

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料金重視

定期的に委託したい企業に

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利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に

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