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医療情報の保管と廃棄のポイントは?

このページでは、カルテをはじめとした医療情報の保管と廃棄を考えるうえで、抑えるべき基本とポイントを解説しています。

なかなか処分できない!医療機関のカルテ

病院に訪れ、治療を受けた患者の記録が記載されているカルテ。通院期間中に必要となるのは理解できますが、個人情報が詰まった書類でもあります。患者によって「長く保存されるのは、あまり気分の良いものではない」と感じる人もいるでしょう。

また、病院側としても何らかの理由で個人情報が漏えいした場合、責任を取らなければならなくなりますから「ルールに則ったかたちで、早めに処分したい」というのが、本音ではないでしょうか。 しかし医師法によって、カルテなどの医療記録には一定期間の保存義務が課せられています。以下に一例を見ていきましょう。

上記の期間は診療が終了した日から数えることとなり、持病などで定期的な通院を続ける人の場合、記録が保存され続けることとなります。

安全な処分法とは

日々新たな患者が訪れ、診療の終わった患者が去っていく病院で、膨大な記録のすべてを保存しておくことはできません。そこで保存期間の終了した書類から処分となるわけですが、安易に段ボールやゴミ袋などに詰めて廃棄した挙句、第三者に個人情報が曝されてしまうようでは、大問題です。

「シュレッダーを購入して、一枚一枚裁断しよう」と考える病院があるかもしれませんが、その労力は大変なもの。スタッフの労力を無駄に費やさせることになります。やはり専門の処理業者に依頼するのが、最善の方法と言えそうです。

しかし国内には、数多くの処理業者が存在しています。患者からの信用が何より大事な医療機関ですから、より良い業者を選ぶことが大切。以下にそのポイントを紹介します。

回収から処理までを一貫して行う会社

中には回収と処理が別々の場合があるので、注意。分離型は機密書類処理の専門性が低く、信頼度も落ちる。

ひと目でわかる認証の有無

機密書類を処分できる業者の証として、第三者認証「ISO27000」を取得している業者なら、安心感が高まる。

分別は必要か否か

書類にホチキスなどが付いている場合、事前に分別を求める業者もいます。そのような労力が発生するようでは、業者に依頼する意味がありません。

上記のポイントをすべて満たす業者なら、安心。費用の安さに釣られ、信頼度の低い業者に機密書類の処分を委ねないよう、注意して下さい。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

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料金重視

定期的に委託したい企業に

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利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に

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