書類の保存期間はどのくらい?

社内に溜まった山のような書類は早く処理してしまいたいものですよね。しかし、残念ながら会社書類の中には、法律で保存期間が定められているものがあります。

ここでは、主な書類の保存期間を一覧で掲載します。これを見て、保存期間の切れている文書から処分していきましょう。

保存期間の短い書類(1~4年)

以下に掲載するのは、比較的保管期間の短い書類です。見るとお分かりいただけると思いますが、実はこのぐらいの保存期間のものが一番多いのです。

こういった文書は定期的に捨ててしまえるよう、準備をしておきましょう。

保存期間 分類 文書の種類 起算日 根拠
1年 総務・庶務 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し 内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など 記入日・作成日
2年 人事・労務 雇用保険に関する書類 完結の日 雇用保険法施行規則143
健康保険・厚生年金保険に関する書類 記入日・作成日 健康保険法施行規則34、厚生年金保険法施行規則28
3年 人事・労務 労働者名簿 死亡・退職・解雇の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56
賃金台帳
(国税通則法では7年保存)
最後の記入をした日
雇入れ・解雇・退職に関する書類 退職・死亡の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56
災害補償に関する書類 補償の終わった日
賃金のその他労働関係の重要書類 退職・死亡の日
企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 有効期間の満了後 労働基準法施行規則24の2の3
労使委員会議事録 開催日 労働基準法施行規則24の2の4
労災保険に関する書類 完結の日 労働者災害補償保険法施行規則51
労働保険の徴収・納付等の関係書類 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
家内労働者帳簿 最後の記入日 家内労働法施行規則24
派遣元管理台帳 契約完了の日 労働者派遣事業法37
派遣先管理台帳 労働者保険事業法42
身体障害者であることを明らかにすることができる書類 死亡・退職・解雇の日 障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45
家内労働に関する帳簿 最後の記入日 家内労働法施行規則24
4年 人事・労務 雇用保険の被保険者に関する書類 完結の日 雇用保険法施行規則143

保存期間の長い書類(5年)

比較的保存期間が長い書類の主なものを掲載しています。これらの書類に関しては、中長期的な処分計画が立てられていると良いでしょう。必要のない書類が会社のスペースを無駄に占領し続けるような事態を避けられます。

保存期間 分類 文書の種類 起算日 根拠
5年 経理・税務 監査報告 株主総会の1週間前 国税通則法70~73
会計監査報告
金融機関等が保存する非課税貯蓄に関する書類 提出があった年の翌年 所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、租税特別措置法施行規則3の6
金融機関等が保存する海外転勤者に関する書類
金融機関等が保存する退職等に関する書類
人事・労務 従業員の身元保証書 作成日 身元保証ニ関スル法律1,2
誓約書など
総務・庶務 事業報告 株主総会の1週間前 会社法442
有価証券関係の書類 内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
産業廃棄物処理の委託契約書 契約終了日 棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の4の3

当分捨ててはいけない重要書類(10年以上)

これらの書類は、ほとんどがかなり重要度の高い書類になるので、保管には注意したいところです。

保存期間 分類 文書の種類 起算日 根拠
10年 経理・税務 計算書類および附属明細書 作成日 会社法435
株主総会議事録 株主総会の日 会社法318
総務・庶務 取締役会議事録 取締役会の日 会社法371
監査役会議事録 監査役会の日 会社法394
委員会議事録 委員会の日 会社法413
永久 人事・労務 重要な人事に関する文書 法律等による保存年限はないが、永久保存が必要と考えられる
総務・庶務 定款 法律等による保存年限はないが、永久保存が必要と考えられる
株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿

意外にも、多くの書類の保存期間は、そこまで長くないということがお分かりいただけたのではないでしょうか。お手元の書類の山を確認して、これを機に書類の大掃除をしてしまいましょう。

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