安心できる機密文書処理業者の選び方

この2つの事件には共通点があります。
それは、「内部社員のセキュリティに対する意識の低さ」が引き金となって起こったことです。

このようなことが原因で起こる漏えい事件は多く、事実、情報漏えい事件は毎年1,000件以上起きている中で、その約7割が「内部社員の故意または過失によるもの」という統計データがあります。

さらに、東京商工リサーチが行った「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（2020年）によると、2020年で発生した情報漏えい・紛失事故103件のうち、理由として最も多かったのが「ウイルス感染・不正アクセス」の51件（構成比49.5％）、紙媒体が中心の「紛失・誤廃棄」が14件（同13.5％）と3番目に多い割合となった。デジタル化が進み、漏洩の原因割合も2012年から様変わりしているが、いまだに紙媒体が中心の原因「紛失・誤廃棄」は健在であるということが分かります。
参考：東京商工リサーチ『「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（2020年）』（https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210115_01.html）

特に機密文書においては、セキュリティ対策として電子化が求められる一方で、まだまだ紙媒体による管理を行わざるを得ない企業が多いのも現状です。

近年、企業側では内部統制により、社員の情報漏えいに対するリスク教育などが徹底されてきましたが、一つの限界が見えてきていると思われます。
やはり、リスクマネジメントなどの内部統制を実施する企業側の教育レベルや社員のリスクに関する意識レベルに差があるからではないでしょうか？

その現実を打開すべく、2005年以降、大企業などでは、「アウトソーシング会社」を採用しつつあります。
社内教育の限界を見越して、機密文書処理のプロであるアウトソーシング会社へ委託するという流れは当然と言えば当然かもしれません。

アウトソーシング会社に委託するといっても、機密性のレベルやボリュームによって、おすすめの業者は変わってきます。ここでは「セキュリティ」「料金」「利便性」の各項目別に、おすすめのプロを厳選紹介しています。

いちいちシュレッダーをかけるのは労力の無駄！そう考える人は多いはず。また「1回きりでなく、定期的に回収を委託したい」という意見もあると思います。信頼に値する業者選びに役立つポイントをまとめているので、要注目！

機密文書処理業者の情報を調べる際、気になるのは、肝心な書類の処理方法です。書類の内容を抹消するための方法には、どんなものがあるのでしょうか？その代表例を紹介しますので、知識を深めるのにお役立てください。

機密情報の処理に関するQ&Aをまとめました。機密情報の回収方法、処理についてをはじめ、「情報漏洩が発生する原因」や「情報漏洩保証」、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格であるISO27001などを解説しています。

社内で機密文書を処分する場合の注意点を紹介。「社員の過失と不注意」「日常業務への影響」「処理費用」「リサイクル率の低下」といった4テーマにわたり解説しています。社内のリスク対策のために、ぜひチェックしてください。

機密文書に明確な定義はありませんが、外部に漏えいすることで企業にダメージを与える可能性を持つ文書は、すべて該当すると言っても過言ではありません。新製品の企画が記されている文書は「極秘」扱いとなるでしょうし、顧客の情報が記載されている文書は「社外秘」となるでしょう。また社内の他部署に知らせるべきではない情報が記された「部外秘」などもあります。さらに、社外から受け取った文書も、機密として処理しなければならない場合があります。

機密文書を作成する際は、表紙となるページに「秘」や「厳秘」、英語なら「Confidential」と表記し、閲覧する人と意識を共有する必要があります。専用のスタンプを用意している、という企業も多いでしょう。その管理運用は事前のオリエンテーションに始まり、共有範囲の指定、専用の置き場所の設置や施錠など、多義に渡ります。文書の保存期間が過ぎた場合は、共有範囲外の人間の目に触れぬよう、内容の判読が不可能なレベルまで、廃棄しなくてはなりません。

「機密文書は一定期間後に廃棄すること」。そう周知させても、業務内容により多くの文書を扱う人は、感覚が麻痺しがち。保存場所に文書が溜まっていたり、処理を部下任せにしていると、情報漏えいの危険は高まります。こうしたミスから会社が窮地に陥ってしまうようでは、一大事。近年は機密文書処理専門のサービスも多数登場し、都度から定期回収まで、バリエーションは豊富です。リスク管理の投資と考えれば、出費も妥当では？ぜひ利用を検討してみましょう。

機密文書の処理を行ってくれる企業は、各地にたくさんあります。企業によってもセキュリティサービスや料金などが異なり、特徴も様々です。そのため、機密文書の処理を依頼する際は、会社ごとの特徴をきちんと調べておくことが大切です。ここでは、機密文書処理で高い評判を集めている企業をご紹介します。

1.すべて自社内で作業を行ってくれるから安心

日本シュレッダーサービスには、4台の大型シュレッダーが完備されています。依頼された作業はすべてこのシュレッダーを使って自社内で行われており、外部の企業には一切委託していません。顔の見えるスタッフが書類の回収から処理まで一貫して行っているため、安心してお任せすることができます。

2.電話1本でスピーディーに対応

利用の際は、電話1本で簡単に依頼することができます。また、通常は連絡した日の翌日以降に対応する流れとなりますが、急ぎの場合は当日に対応してもらうことも可能です。スピーディーな対応・処理が評判となっており、目の前の書類をあっという間に片付けてくれます。

3.無料で段ボールを提供してくれる

書類整理をするとき、必ず必要になるのが段ボール箱。書類の量によっては大量に用意しなければならないため、数が足りなくなってしまうこともあるでしょう。そのような場合に備えて、日本シュレッダーサービスでは段ボールの無料提供を行っています。電話やメールで必要枚数を連絡すれば、その分の段ボールを用意してもらうことができるのでわざわざ購入する手間もありません。また、無駄な出費がなくなるため、コストを削減することもできます。

【スポット回収・定例回収】

• 定例回収（おまかせコース） 毎月の基本料金13,200円(税込)で無料段ボールの10箱分が利用可能
• 定例回収（おまかせハーフコース）毎月の基本料金6,600円(税込)で無料段ボール5箱分まで利用可能
• スポット回収 1箱1,980円(税込)

※そのほか、郵送回収も受け付けています。郵送回収を利用する場合、地域や箱のサイズによって料金が変わりますので、企業の方に問い合わせてみてください。

日本シュレッダーサービスは、過去30年間一度も情報漏洩の事故を起こしたことがない信頼できる企業です。しかしながら、万が一に備えて賠償責任金額の上限を2億円に設定した情報漏洩保険に加入しています。また、搬送用のトラックに位置情報提供サービスの「ココセコム」が導入されているため、搬送中のトラブル防止や被害拡大を防ぐことができます。

• 会社の移転で書類の処分が間に合わずに困っていたとき、こちらの会社を利用させて頂きました。移転前日に電話したのですが、連絡してから3時間後にすぐ取りに来てくれたので本当に助かりました。
• 一度に大量の書類を処分してくれて、とても助かりました。保管場所が分散している上に、大量の書類を処分しなければならなかったので、うちの社員だけでは到底無理でした。また、対応も終始丁寧で良かったので、今後もぜひお願いしたいと思います。

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1.「保護くん」を利用した機密処理

日本パープルでは、機密回収ボックス「保護（まもる）くん」を使って書類の処分を行っています。投入した書類が取り出されるのを防ぐために、鍵が付いていたり、投入口に取り出し防止弁が付いていたりと安全対策も万全です。シュレッダーや段ボール要らずなので、手間なく機密処理を行うことができます。

2.パソコンやCD・DVDなども処理してくれる

日本パープルは、書類のほかにもパソコンやHDD、スマートフォン、CD、DVDなどの処理も行ってくれます。また、ユニフォームや印鑑、鍵、社員証なども処理することができ、対応可能な品が幅広いのが特徴です。

3.環境にやさしいリサイクルシステムを採用

シュレッダーにかけられた紙は繊維が裁断されてしまうため、リサイクルせずにそのまま焼却されるのが一般的です。しかし、日本パープルは特殊な工程で機密処理が行われているので、コピー用紙などの上質な紙にリサイクルすることができます。

1箱（約20kg）あたり3,850円（税込）

日本パープルは、「保護くん」のサービスが始まった昭和47年から、一度も情報漏洩事故を起こしたことがありません。投入された書類は処分する瞬間まで誰の手にも触れないように徹底管理されており、セキュリティ対策が万全です。

また、書類を運ぶ輸送車には、現金輸送車と同等のセキュリティ設備を搭載した完全密封車を使用しています。さらに、後部扉には特殊警報機が装備されているので、扉を開けっぱなしにしたままスタッフが車を離れることもありません。輸送車にはGPS機能も搭載されているので、どこにいるのかすぐわかるようになっています。

• これまで大量の書類を社内にあるシュレッダーで処理していましたが、ホッチキスの針を外したり、屑でいっぱいになった袋を取り替えたりと大変でした。それで片付けがいつも後回しになりがちでしたが、処理を依頼するようになってから手間なく片付けられているので助かっています。
• 機密文書の処理がスムーズにできるようになったおかげで、社員全員の袖机が一つ減りました。袖机が一つ減った分、オフィスのスペースを有効活用することができ、快適な職場環境になりました。

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1.「出前シュレッディング」を実施

エコシュレッドサービスでは、シュレッダー作業と回収を一度に行う「出前シュレッディング」というサービスが実施されています。スタッフが出向いて目の前で書類をシュレッダーにかけてくれるので、処分される様子をしっかり見届けることができます。そのため、情報漏洩の心配もなく、安心して機密文書の処理を依頼することができます。

2.コストの削減に役立つ

出前シュレッディングは、スタッフが指定の場所まで出向いて作業を行うため作業員コストがかかりません。また、シュレッダー作業と回収が同時に行える車両を使用するので、ゴミ袋を用意する手間も省けます。オフィスシュレッダーを使うよりも、コストを大幅に削減することができるのです。

3.処理後の紙はリサイクルへ！

シュレッダーにかけられた紙はその後中間処理施設に運ばれ、溶解処理が行われます。それによって、トイレットペーパーや段ボールなどにリサイクルされるのです。エコシュレッドサービスではリサイクルが可能なサイズに書類を細断するため、資源を無駄にすることなく有効活用できています。

1箱（約15kg）あたり2,079円（税込）

※出張費・車両費・回収費・処分費も込み

シュレッダー・攪拌（かくはん）・圧縮作業をその場で同時に行うため、移送時や保管先で情報漏洩してしまうリスクがありません。また、回収した書類は判別不可能になるよう、クロスカットの切り口に細断されます。そのため、万が一運送中に紙片が外に出てしまっても、情報が洩れる心配はありません。

• 今まで、シュレッダーの屑はリサイクルされないということを知りませんでした。しかし、こちらの会社では処理後の紙をリサイクルしてくれるということで、環境にも優しいのが気に入っています。
• 日々溢れかえる機密文書の処理に困っていました。その上、社内にあるシュレッダーが止まってしまい、作業の効率がとても悪かったです。それが、今ではすべてエコシュレッドサービスさんが行ってくれるのですごく助かっています。設計図などお客様の重要書類がたくさんあるので、処分までしっかり確認できるのがいいですね。

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1.創業80年以上の実績と信頼がある企業

デルエフは1935年に設立され、機密書類の廃棄処理に関しては1951年からスタート。機密書類処理において、60年以上の実績を持った企業です。専門業者として培ったノウハウで、機密文書の処理を適切に行ってくれます。

デルエフは機密文書処理のさまざまな状況に対応出来るように多彩なプランを用意。文書の量や内容によって、最適なプランを選ぶことができます。たとえば不定期に機密文書を出したいという場合には、スポットプランやスペシャルプランがおすすめ。他にも定期的に処理を行うプランなどもあるため、自社の状況に合わせたプラン選択が可能です。また、処理量によってプランを決めることもできます。まずはいろいろなプランをチェックした上で、自社に最適なプランを選ぶといいでしょう。

2.自社の廃棄処理工場完備

デルエフは自社で廃棄処理工場を完備しています。そのため自社で一貫して処理を行うことが可能です。デルエフは処理工場に国内最大の大型シュレッダーを設置。大量の機密文書であっても、すぐに処理が行えます。さらに処理工程もオートメーション化を実現。時間をかけずに処理できるので、機密をより保護しやすい体制が整っていると言えます。

デルエフの機密文書処理はシュレッダーで極限まで細かくカットしたあとで、溶解処理を実施。そうすることで破棄した機密情報が復元されてしまうわずかなリスクまで排除しているのです。

3.個人情報保護士の資格保持スタッフ在籍

機密文書を扱う企業では、個人情報を守ることが必須。デルエフはプライベートマークを取得しており、個人情報を守ることに会社をあげて努めています。

また、デルエフには個人情報保護士の資格を保有しているスタッフが在籍。個人情報保護士とは財団法人「全日本情報学習振興協会」が認定している資格です。個人情報保護士の資格は個人情報保護法の理解や有効活用、安全性の確保を行えるエキスパートである人に対して認定されるもの。個人情報を取り扱うエキスパートと言える資格です。そのようなエキスパートのスタッフが機密文書の処理をサポートしているデルエフには、安心してお任せできるのではないでしょうか。

【スポット回収・定例回収】

• レギュラープラン（定期回収プラン）　4,378円（税込）～
• スポットプラン（不定期回収プラン）　1,078円（税込）～

デルエフは、万全のセキュリティ対策を行っています。自社で一貫して処理を行なうことで、外部への情報を漏洩するリスクを最小化。また、溶解処理を行っており、細断された機密文書の復元を許しません。確実に情報を処理することが可能です。確実に処理したことがわかるように廃棄証明書の発行も行っています。さらにデルエフでは個人情報保護士を在籍させることで、より専門的な知識を持ったスタッフが情報保護をサポート。機密文書処理におけるセキュリティは万全と言えるでしょう。

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1.機密保持したまま文書処理

機密文書を処理する際に最も気になるのが確実に処理されるかどうかでしょう。情報が漏洩すれば、企業の運命を左右するかもしれません。東京レコードマネジメントは、文書を専門に回収するトラックを用いています。そのため他の荷物と混ざることがありません。また回収した段ボールは、開封することなく溶解処理を行います。つまり東京レコードマネジメントでさえ、段ボールの中にどのような文書が入っていたのかわからないということです。

ただしルート便の場合、機密文書を即日処理する訳ではなく、1ヶ月程度保管されます。もちろん安全性が高い「文書保存庫サービス」での保管ですが、少し不安を感じる場合もあるのではないでしょうか。その場合にはチャーター便を利用してください。その日のうちに溶解作業を行うだけでなく、立ち会いやビデオ撮影などのオプションも付けられます。そのため、より安全性が高いと言えるでしょう。

2.100％リサイクル対応による環境への配慮

企業が環境への配慮をしっかりしているかは、イメージアップのために必ず取り組みたい課題です。文書を処理する際も環境に配慮した企業を選択するようにしましょう。

東京レコードマネジメントなら、溶解処理後100％リサイクルです。紙だけでなく、ファイル表紙のビニールコーティングならボイラー燃料に、金属であればリサイクル会社に引き取りを依頼しています。そのため環境に配慮した処理法と言えるでしょう。

3.電子データにも対応しているので安心

東京レコードマネジメントは紙の文書だけでなく、電子データの処理も行ってくれます。情報が書き込まれたハードディスクは、穴を開けるだけでは情報を削除することはできません。復元されないためにも電磁的に処分し、ハードディスクとして使えなくする方法が最も効果的です。

東京レコードマネジメントなら、専用の機器を用いて電磁的処分を行っています。そのためハードディスクの情報を残すことなく完全に処理することができるでしょう。

【チャーター便・ルート便】

料金については、公式ホームページに記載がありませんでした。少量の機密文書処理の場合、チャーター便は少々割高になるようです。まずは見積もりを依頼するようにしてください。

東京レコードマネジメントはプライバシーマークを取得しており、個人情報保護に努めている企業です。文書専用のトラックにて回収。また基本的に、機密文書は開封せずに溶解作業を行います。そのため東京レコードマネジメントに情報が漏洩するリスクは低いでしょう。

またチャーター便であれば、溶解処理を行う際に立ち会いやビデオ撮影を行うことも可能です。そのため不安がある場合には、自分の目で処理が確実に行えているかどうか確認するといいでしょう。

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