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安心できる機密文書処理業者の選び方 » 処理業者の廃棄方法を検証

処理業者の廃棄方法を検証

このカテゴリでは、機密文書処理業者が行う「書類の廃棄方法」について調査しています。

企業内には「絶対に外部へは漏らせない秘匿性の高い情報を記した書類」や「個人情報が記載されているため、そのままでは処分できない書類」があるものです。電子化の進んだ近年ではペーパーレス化も進んでいますが、やはり紙には「形に残る」というメリットがあるため、完全になくなるということはなさそうです。

しかし蓄積された機密文書を、内部スタッフが1枚1枚シュレッダーしているようでは、かなり非効率。そこで依頼が検討されるのが、機密文書の処理業者というわけです。ひと口に「機密文書処理業者」と言っても、そのサービス内容はさまざまです。中でも気になるのは、肝心な書類の処理方法。本カテゴリではその代表例について調べた、以下のページを設けました。

出張シュレッダーサービス

出張、と言っても派遣スタッフが社内シュレッダーを使用するわけではありません。業務用の高性能シュレッダーを搭載したトラックが到着し、担当者の目の前で作業を行ってくれるというメリットがあるのです。ただしコストはやや高め。

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溶解処理サービス

製紙工場に設置された大型機械で、機密書類を段ボールごと溶解させてしまう方法。中身の判読が不可能になるのはもちろん、リサイクルにも貢献できます。しかし、セキュリティ面に一抹の不安が…。

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専門工場裁断サービス

機密文書の処理として、最も手堅い選択と思われるのが、こちらの方法です。回収から運搬、そして書類の処理までをワンストップで依頼できるので、安心感が違います。しかし、こうした設備を整えている業者はどのぐらい存在しているのでしょうか?

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焼却処理サービス

法規制により、近年はあまり見かけなくなった「たき火」は、機密処理に最も適した方法と言えるかもしれません。こちらのサービスは専門施設での焼却を実施。ただしサービス全体のセキュリティや価格には、バラつきがあるようです。

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ぜひ各ページの内容に目を通してみて下さい。そして、より良い処理方法を提案する業者を選ぶために、お役立てくださいね。

機密文書の処理方法を選ぶうえでのポイント

処理方法のメリット・デメリットを見極める

機密文書の処理方法と一口にいっても、オフィスシュレッダー、焼却処分、直接溶解など複数の方法があり、方法ごとに特徴やメリット・デメリットが異なります。このことを踏まえ、機密文書を処理するときは、自社に合った方法を選ぶことが大切です。

総合的に評価する

処理方法を選ぶ際、セキュリティレベル(紛失や盗難など)を優先順位のトップにあげるのはもちろんですが、それ以外にも、処理にかかる労力や時間、事務効率の良さ、リサイクル可能か否かなど、さまざまな要素を考慮の上、総合的に評価しなければなりません。これらの点を踏まえて選ぶことで、トータルバランスに優れた処理方法が見つかります。

処理サービスを利用するメリット

コストを削減できる

処理サービスを利用するメリットとして一つ大きいのは、文書処理にかかるコスト(設備投資や人件費)をカットできることです。自社で全ての処理を行おうとすると、膨大な設備投資が必要になり、人件費も増えてしまいますが、外部の業者に委託すれば、サービス料の支払いだけで済みます。

とりわけ機密文書の量が大量の場合は、自社で処分するより外部の処理サービスを利用したほうが、会社の財政的にメリットが高いでしょう。

適切な方法でスピーディーに処理できる

機密文書の処理がしたくても、専門知識やノウハウがないという会社は少なくありません。このような場合、専門業者の処理サービスを利用すれば、大量の文書を一括し、かつそれぞれのセキュリティレベルに応じた適切な方法でスピーディーに手際よく処理してくれます。

エコにも貢献できる

処理方法として溶接処理を選んだ場合は、機密文書を確実に処理できる上、再生紙としてリサイクルすることも可能であり、エコに貢献できるメリットがあります。エコへの貢献は社会貢献活動として評価され、企業イメージも良くなる可能性があります。

機密文書の種類

すべての文書は機密性に応じて、「極秘・秘・社外秘・公開」の4段階にわけられます。なかでも「極秘文書・秘文書・社外秘文書」に該当する文書は機密文書と呼ばれ、一般公開されているカタログや社内報などの文書よりも丁寧に保管・管理をしなければなりません。機密文書について、内容や具体的な種類、取り扱いや廃棄方法について解説します。

極秘文書

極秘文書は、国家や企業の運営上、極めて重要な情報を取り扱った文書です。組織のなかでも、機密情報にかかわるごく限られたメンバーにしか閲覧は許されず、IDとパスワードが発行され、アクセス状況が監視されます。そのため、コピーする権利や回数も制限されます。

極秘文書の情報が漏れてしまえば、自国・自社のみならず関係する諸外国・取引先などに損害を被ることになるでしょう。そのため、万が一、情報が漏洩した場合は関係者に厳罰が下されることも少なくありません。

極秘文書としては、国家レベルのもので「外交の記録、重要人物同士の談話記録、安全保障」などが挙げられます。また、企業レベルのものであれば、研究開発段階の未発表資料や経営にかかわる資料、未公開のプロジェクト資料や経理文書などが極秘文書です。

秘文書

秘文書の機密性は極秘文書ほどのレベルではないものの、組織の誰もが閲覧してよい書類というわけでもありません。企業における秘文書の例としては、「人事関連部署・個人情報・重要契約書」などが挙げられます。

取引先から秘文書を渡されるケースもありますが、自社の情報と同じくいずれも厳重に管理しなければなりません。情報が洩れると企業の信用が失墜し、顧客離れや新規契約の取り消しなど、ビジネスチャンスにも影響が及びます。

文書は極秘文書と同様に厳重に保管し、送付する際は親展扱いが求められます。

社外秘文書

社外秘文書とは社外には公表しない文書のことを指し、各種の調査結果やデータ、顧客リスト、営業企画書が該当します。社外秘文書は、一般公表してしまうと経営に大きな影響が出てしまう可能性があるものです。

多くの人が閲覧し、取引のために社外に持ち出す場合もありますが、情報の取扱いについてはルール化が必要だといえます。

機密文書の保管のポイント

機密文書を引き出しや書類棚に保管する際は、施錠が必須です。鍵穴にキーを差し込むタイプのものから、暗証番号入力方式、指紋認証新規などさまざまな施錠方式があります。また、社外秘文書のように取り扱えるメンバーが多い文書については、ファイル分けやラベリングを行うと見やすく、整理整頓も行いやすいでしょう。

なお、必要なくなった文書は適時廃棄しましょう。あらかじめ保管期限を決めておき、廃棄時に保管日時を確認すると、間違って必要な文書を廃棄するおそれがありません。

さらに、従業員への教育も徹底しましょう。文書の保管・取り扱い方法をルール化しても、ルールが守らなければ意味がありません。セキュリティ関連のルールや情報漏洩の事例などについて、研修や朝礼などで教育を行いましょう。

機密文書の廃棄の方法

機密性が高い文書は、必要がなくなった時点で速やかに廃棄しましょう。文書が物理的に存在する限り、情報が漏洩する危険があります。また、多くの機密文書を扱うほど管理は大変で、漏洩のリスクが高まります。捨ててもよいのか迷うこともあるかもしれませんが、捨ててしまう危険と同様に残す危険もあると考えましょう。

廃棄方法にはシュレッダーにかける、焼却するなどの方法が挙げられ、簡単な方法であれば社内で対応することも可能です。ただし、処分するには確実に情報が残らない手段を選択しなければなりません。

極秘文書・秘文書のように機密性が高い文書については、廃棄専門業者に依頼するのがおすすめです。たとえば、現場に出張して処分作業を行ってくれる「出張シュレッダーサービス」、書類が入った保存箱ごと処理し、極力書類が人目にふれない「専門工場破砕」などを中心に検討しましょう。

機密文書はなぜ適切な方法で処理すべきか

自社が順調に成長し健全な運営環境を整えたいなら、機密文書内容が外部に漏えいする事態は絶対に防がなくてはいけません。

一般的に機密性が高い文書には、経営計画書や仕入れ台帳、また従業員のデータといった内部資料があります。顧客情報等に関わる資料も機密文書で、こういった情報が外部に漏えいすると、第三者による不正利用につながる可能性がとても高いです。たとえ具体的な侵害や被害が起こらずとも、情報漏洩が起きたという事実だけで、積み上げてきた信頼を失ってしまうことになるのです。

つまり、機密文書とは単なる情報ではなく、会社の安全経営に関わる生命線とも言えるのです。

物理的安全管理措置とは

機密文書は複製や外部への持ち出しが禁じられていたり、会議資料等で印刷されても、必要がなくなればすぐに処分されるようにルールづけられています。

また機密文書は、法的にも適切な処理が求められています。代表的なのが「改正個人情報保護法」で2017年から施行されており、これによってすべての企業は個人情報を適切に管理しなければなりません。当然ながら機密文書の管理においても、紛失や盗難はもとより最終的な廃棄の際は、復元不可能なかたちで適切に処理することを求められています。これを「物理的安全管理措置」と言います。

物理的安全管理の責任とは

一方で、業種や業務内容によっては機密文書を大量に扱わなければならないケースもあります。その場合、物理的安全管理措置を社員個人のレベルで実施することは難しくなるでしょう。だからといって処理を放置しているとどの文書がどこに保管されているかわからなくなるなど、機密文書の漏えいリスクはますます高くなるだけです。

常日頃から適宜処理していくほか、大量の機密文書は信頼できる業者に適切な方法で処理してもらうのをお勧めします。

機密文書を処理するタイミングは?

オフィスレイアウト変更

人事異動やオフィス内のレイアウト変更時は大量の書類などが処分されがちです。当然ながら機密文書も、このタイミングで大量に処分されることになります。

近年では「働き方改革」等の影響もあり、リモートワークを活用する企業が増えてきました。オフィスを移転または廃止するところもあって、機密文書を廃棄したり倉庫に保管したりする機会も増えています。

業務のペーパーレス化

こちらも働き方改革の一環と言えますが、デジタル化の促進もあり、企業における業務のペーパーレス化が進んでいます。これまでプリントアウトして、バインダーなどにまとめて管理されていた資料も、PDFデータのようなデジタルデータで保存されるケースが定番化してきました。

データが適切に管理されるようになれば、機密文書も紙媒体として保存する必要はなくなります。紙として保存するためにはそれなりにスペースも必要になるため、業務のペーパーレス化と並行して、機密文書の処理業者に処分を委託するケースも増えています。

また、電子帳簿保存法という法律があり、電子化しても一定の要件を満たさない場合は、紙媒体の書類を合わせて保存しなくてはいけません。データ媒体自体も法定期間を過ぎれば廃棄可能となり、いずれは適切な方法で処理するタイミングが来ます。その際におざなりな処理方法だと、容易に機密漏洩につながりかねません。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

安心3社はこちら

料金重視

定期的に委託したい企業に

安く頼める3社はこちら

利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に

最短当日OKの3社はこちら

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