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安心できる機密文書処理業者の選び方 » 処理業者の廃棄方法を検証

処理業者の廃棄方法を検証

このカテゴリでは、機密文書処理業者が行う「書類の廃棄方法」について調査しています。

企業内には「絶対に外部へは漏らせない秘匿性の高い情報を記した書類」や「個人情報が記載されているため、そのままでは処分できない書類」があるものです。電子化の進んだ近年ではペーパーレス化も進んでいますが、やはり紙には「形に残る」というメリットがあるため、完全になくなるということはなさそうです。

しかし蓄積された機密文書を、内部スタッフが1枚1枚シュレッダーしているようでは、かなり非効率。そこで依頼が検討されるのが、機密文書の処理業者というわけです。ひと口に「機密文書処理業者」と言っても、そのサービス内容はさまざまです。中でも気になるのは、肝心な書類の処理方法。本カテゴリではその代表例について調べた、以下のページを設けました。

出張シュレッダーサービス

出張、と言っても派遣スタッフが社内シュレッダーを使用するわけではありません。業務用の高性能シュレッダーを搭載したトラックが到着し、担当者の目の前で作業を行ってくれるというメリットがあるのです。ただしコストはやや高め。

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溶解処理サービス

製紙工場に設置された大型機械で、機密書類を段ボールごと溶解させてしまう方法。中身の判読が不可能になるのはもちろん、リサイクルにも貢献できます。しかし、セキュリティ面に一抹の不安が…。

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専門工場裁断サービス

機密文書の処理として、最も手堅い選択と思われるのが、こちらの方法です。回収から運搬、そして書類の処理までをワンストップで依頼できるので、安心感が違います。しかし、こうした設備を整えている業者はどのぐらい存在しているのでしょうか?

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焼却処理サービス

法規制により、近年はあまり見かけなくなった「たき火」は、機密処理に最も適した方法と言えるかもしれません。こちらのサービスは専門施設での焼却を実施。ただしサービス全体のセキュリティや価格には、バラつきがあるようです。

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ぜひ各ページの内容に目を通してみて下さい。そして、より良い処理方法を提案する業者を選ぶために、お役立てくださいね。

機密文書の処理方法を選ぶうえでのポイント

処理方法のメリット・デメリットを見極める

機密文書の処理方法と一口にいっても、オフィスシュレッダー、焼却処分、直接溶解など複数の方法があり、方法ごとに特徴やメリット・デメリットが異なります。このことを踏まえ、機密文書を処理するときは、自社に合った方法を選ぶことが大切です。

総合的に評価する

処理方法を選ぶ際、セキュリティレベル(紛失や盗難など)を優先順位のトップにあげるのはもちろんですが、それ以外にも、処理にかかる労力や時間、事務効率の良さ、リサイクル可能か否かなど、さまざまな要素を考慮の上、総合的に評価しなければなりません。これらの点を踏まえて選ぶことで、トータルバランスに優れた処理方法が見つかります。

処理サービスを利用するメリット

コストを削減できる

処理サービスを利用するメリットとして一つ大きいのは、文書処理にかかるコスト(設備投資や人件費)をカットできることです。自社で全ての処理を行おうとすると、膨大な設備投資が必要になり、人件費も増えてしまいますが、外部の業者に委託すれば、サービス料の支払いだけで済みます。

とりわけ機密文書の量が大量の場合は、自社で処分するより外部の処理サービスを利用したほうが、会社の財政的にメリットが高いでしょう。

適切な方法でスピーディーに処理できる

機密文書の処理がしたくても、専門知識やノウハウがないという会社は少なくありません。このような場合、専門業者の処理サービスを利用すれば、大量の文書を一括し、かつそれぞれのセキュリティレベルに応じた適切な方法でスピーディーに手際よく処理してくれます。

エコにも貢献できる

処理方法として溶接処理を選んだ場合は、機密文書を確実に処理できる上、再生紙としてリサイクルすることも可能であり、エコに貢献できるメリットがあります。エコへの貢献は社会貢献活動として評価され、企業イメージも良くなる可能性があります。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に              

安心3社はこちら

料金重視

定期的に委託したい企業に              

安く頼める3社はこちら

利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に              

最短当日OKの3社はこちら

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