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専門工場細断サービス
ここでは、機密文書処理業者の3つある処理方式の「専門工場細断サービス」について紹介しています。
専門工場細断サービスの特徴
オフィスや事業所から文書を回収後、専門の細断工場にてシュレッダー処理をおこなう方式が専門工場細断サービスです。自社工場を持つ業者と他社工場へ持ち込む業者があり、自社工場の場合は1社内のみで処理を結することが可能です。
引き取りに来てもらえることから手間がかからず、他社が介入しない高セキュリティという点に安心感があるサービスとなっています。機密文書の処理専門業者がこの方式を導入しているケースが多く、セキュリティ面は一般的に優れていると言えます。
価格面については、セキュリティレベルとも関係するので業者によるバラつきが大きいですが、専門業者ならではの良心的な価格の業者も存在します。
この専門工場細断サービスを提供している業者は少ないのですが、定期回収や1箱回収などの利便性が良いサービスを提供していることもメリットの1つです。
専門工場細断サービスの料金相場は？
専門工場による機密文書裁断サービスの料金システムは、それぞれの事業者によって異なっており、サービスの内容もまたそれぞれによってさまざまなパターンが用意されています。
例えば、定期的に回収に来てくれる専門工場があれば、工場まで自ら処理したい機密文書を持ち込まなければならない工場もあります。また、処理したい文書の重さで料金が決まるプランがあれば、箱数で決まることもあり。ケースバイケースでプランを選び、費用対効果を高めていくと良いでしょう。
専門工場の細断サービスの相場は、100cm四方の箱あたりおおよそ1200円～1800円ほどが平均的。まずは当サイト内で比較検討するのをお勧めします。
専門工場細断サービスのデメリット
処理の立ち会いができる業者もあり、セキュリティ面を重視する企業でも安心して利用しやすいのですが、その反面、処理業者がセキュリティ面に力を入れていない場合、それは設備だけでなく、運搬方法や社員など、全体に影響がでやすいため、逆にセキュリティレベルが低いケースも稀にあります。これがデメリットになります。
「専門工場だから安心」と安易な考えで委託してしまうと、逆に情報漏洩のリスクが高まってしまいます。ですから、専門工場細断サービスでの処理を挿入したいと考えている企業は、慎重にその業者を調べる必要があります。
専門工場裁断サービスは、溶解処理と対局に位置するサービスです。そのため、溶解処理のメリットのリサイクル率も、裁断専門の工場では低いのが現状です。溶解処理の場合は、90％以上をリサイクルできますが、破砕処理だと90％より落ち込みます。
しかし、専門工場裁断サービスでは、溶解処理にないセキュリティ面でのメリットが高く、機密文書の処理となると情報保護の関係上、専門工場裁断サービスを選ぶことも少なくありません。ただし、そのセキュリティの高さは、自社工場で破砕処理をしている業者にのみ当てはまることなので、回収業者自ら専用工場を持ち裁断している場合のメリット、デメリットについて挙げていくと次の表の通りとなります。
メリット
- 製紙会社に委託することなく回収業者自ら裁断処理
- 破砕機によっては段ボールごと投入も可能で人の目に触れない
- 専門工場だとスタッフは、基本的に機密文書の取り扱いに関して意識が高い
- 立会処理の日程調整が自社破砕だと、3社間ではなく2社間で済み依頼がしやすい
- 自社専用工場裁断の場合は、第三者委託をせずに済む
- 監査対応も自社裁断だと1カ所で済むので手間がかからない
デメリット
- 紙繊維まで切断されてしまい、繊維どうしが絡まり合い、リサイクルが困難
- 異物混入のチェックが必要不可欠
- 人が箱から中身を取り出して破砕処理する場合もあり中身が見える
- 万が一ライターやマッチなど混じっていたら、処理の過程で火災の原因となる
- クリップや針、とじ紐など紙以外のものは基本的に外さなければいけない業者が多い
- バインダーごとに処理を依頼できない場合は、外す必要がある
- 料金が溶解処理よりも高めの設定にされているところもある
回収業者自ら保有する工場で裁断をしている方が、上記のメリットの対象ですので、選定の基準としてどの専用工場で処理を任せるのかはとても重要です。そして、デメリットは破砕機がどのようなタイプかによって左右されますので、処理の詳細手順や禁忌品についてよく確認する必要があります。
専用工場裁断業者の選び方
機密文書を処理する際は、しっかりと信頼できる業者に任せたいですね。ここでは、専用工場裁断業者の選び方やポイントを紹介します。
施設・システム・スタッフ・認証が機密処理に対応しているか
機密文書の専用工場裁断業者を選ぶ場合、まずプライバシーマークの取得状況を見てみましょう。ISMS ISO27001の取得がされていると安心です。
人に対しての教育は、プライバシーマーク取得の会社であればある程度安心ですが、もし機密文書以外の処理を請け負う業者であれば、機密文書の裁断に対応するスタッフが専門のスタッフか確認してください。
処理施設の見学が可能の場合、必ず施設の管理状況をチェックしましょう。トラックからの荷下ろしが工場外ではなく、施錠された工場内でされているほうがより安全です。入場管理がカードリーダーシステムで管理されていて、専門スタッフしか立ち入れないなど、処理施設自体のセキュリティシステムもよく確認しましょう。
システムにおいても、回収から機密抹消処理までの証跡がわかる、トレースシステムが導入されている業者だと安心です。回収車両には、追跡できるGPS搭載はもちろん、鍵の付いた現金輸送車並みのセキュリティを誇る車両を導入しているところがおすすめです。
裁断での機密処理サービスの充実度をチェック
禁忌品に対しても厳しいところを選ぶことが無難です。もしも、ライターなどが含まれて処理中に火災や爆発などの事故が起こると、損害賠償が生じる可能性があるからです。セキュリティ面から見ると、あまり好ましくないでしょうが、異物混入のチェックはしっかりと行いましょう。
裁断処理の様子をDVDで撮影可能かどうか、立ち合い処理可能かどうかも要チェックです。これらのサービスは特に重要な機密文書の処理や、監査対応をするポイントです。
専用工場裁断業者を選ぶ基準は、機密抹消処理をした証明書や、どれだけ環境へ貢献できたかの報告書をもらえるかなどの点をしっかりとおさえておきましょう。また、リサイクル報告書があれば環境報告書の作成などにも役立ちます。
そして回収から運搬、機密抹消処理か証明書発行まで全て1つの会社で完結できるところを選びましょう。そうすることで、専用工場裁断のメリットを最大限に受けることが可能です。しかし、1つの会社で完結できない場合は、外部委託先もどれだけセキュリティに配慮しているかをしっかりと確認する必要があります。
自社工場を持っているかどうか
専用工場裁断業者を選ぶ際には、自社で粉砕する設備を所有しているかも確認しましょう。粉砕する設備がない業者に依頼すると、回収したものを別の業者に引き渡し、裁断を依頼することになります。機密文書を取り扱う企業が増えるほど、紛失や漏洩のリスクが高まります。業者間の発送に、セキュリティ能力の低い輸送手段を使っているかもしれません。セキュリティの観点では、社内に粉砕設備を所有する業者に依頼するのがよいでしょう。
そのほか、回収車両の機能も確認しておきましょう。情報漏洩が起こらないように施錠ができることに加え、回収に携わる係員が複数名いると安心です。車両ごと盗難にあったり、車上荒らしにあったりすると、機密情報が漏洩してしまいます。裁断する現場に、自社から直接、機密文書を持ち込める業者もあるようです。
自社従業員立ち会いのもと文書を処分できれば、文書が社外にさらされないように終始チェックすることができ、工場内で確実に裁断されるまで見守れるというメリットがあります。機密文書を自ら持ち込んで裁断する場合は、あらかじめ業者とスケジュールについてすり合わせて、対応を検討するのがよいでしょう。
| 専門工場細断サービス | セキュリティ | 料金 | 利便性 |
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