アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

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安心できる機密文書処理業者の選び方 » 社内で機密文書の処分をする際の注意点 » 日常業務への影響

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日常業務への影響

ここでは、社内処分の注意点「日常業務への影響」について紹介。面倒なシュレッダー処理が、社員に与えるストレスをはじめ、ビジネス効率にどう影響するかを詳しく解説しています。

潜在的に不満やストレスが蓄積する

経営陣や管理者にとっては重要項目の一つとなる機密文書の処理も、手間がかかる面倒な作業と思って処分している社員もいます。日々の業務をしながら、ファイルのクリップやホチキスを一つ一つ外し、時間をかけて数枚ずつシュレッダーにかけなければならない側にとっては、時間の無駄に見えるのは仕方がないことなのです。

実際、シュレッダーをかける際だけではなく、シュレッダー屑を焼却に出すのもかなり面倒。紙詰まりなどを起こしてしまった時には大変です。また、シュレッダーは社内のスペースを取りますし、騒音が気になるという人もいらっしゃるようです。忙しい時ほど「避けたい作業」となり、各種の社員意識調査においても負担作業としてシュレッダー作業が挙げられています。

しかし、廃棄業務を社員の評価や成績に繋がることはほぼ皆無なので、その処理作業を強いられるほど、不満やストレスの温床となることを認識しておかなければなりません。

ビジネス効率の低下に注意

破棄作業にかかる稼働と時間は、そのまま業務時間を圧迫していることも無視できません。

社員がシュレッダー作業に不満を感じている場合、仕事に対するモチベーションや業務への取り組み方に悪影響が出る可能性があります。
このような負担から、ストレスを受けることで業務に影響を及ぼしてしまうと、企業としてのビジネス効率低下に繋がってしまいます。

コスト面から見てると、シュレッダー作業にかかる直接的な人件費に加え、業務効率の低下による間接的な損失や、ビジネスの機会損失の発生が挙げられます。

外部へ機密文書の処理をアウトソーシングする場合のコストと比較するには、単に処理費用だけを見るのではなく、間接的な損失や社員に対する職場環境の改善といったビジネス効率を含めて見比べる必要があります。

社内での文書管理・処理のポイント

社内での機密文書を管理・処理するためには、管理のルールをきちんと定めていく必要があります。ルールがないとそれぞれが勝手に文書を取り扱い、結果として所在が分からなくなったり、勝手に情報の内容が変わってしまっていたりというトラブルが起きてしまうことにもなりかねません。文書管理に関しては、きちんとルールを守って進められるようにしましょう。

文書の種類を把握する

まず、社内にどんな文書があるのかを明確にしておくことが大事です。契約書であったり、過去の取引記録であったり、文書の種類は非常に多岐にわたります。それをしっかりとラベリングし、ナンバーなどをふっていくことで、誰かがそれを持ち出しているときにはすぐに分かるようになるでしょう。また、時系列などを追う分にも大事です。会社にとって必要な文書の種類は本当に多岐にわたるので、一度店卸しをして、どんな文書が社内にあるのかの全体像を把握するようにするといいでしょう。

文書の所在を把握する

文書に関しては、どこにあるかをきちんと把握しておくことも大事になります。必要な文書がそれぞれバラバラに管理されているとなると、情報がどのように扱われているかを追っかけていくのも非常に難しくなります。何がどこにあるのかをきちんと把握することによって、文書の管理は容易になっていくでしょう。もし各部署によってバラバラに文書を扱っているのであれば、それを一元管理できる体制を整えるようにしていくことが大事になります。

文書の管理権限を把握する

文書を適切に管理していくためには、その文書を誰が管理するかも大事になります。特定の担当者・担当部署を定め、そこできちんと情報を管理し続けていくようにしましょう。たとえば、企業によっては法務部がルールを定め、知的財産管理・情報管理の専門部署をおいているようなところもあるくらいです。会社に規模的にそこまでは難しいとしても、体制づくりに関してはきちんと行うようにしていきましょう。

文書管理にルール化が必要な理由

文書管理は、ルールをしっかりと決めなければ、それぞれが自分の判断で好き勝手に扱うようになってしまいます。そうなれば管理は困難になり、そうした隙の部分から重大な情報が外部に流出してしまうケースが多々あります。文書の管理においては、厳格なルールを定めた上で、それを全社員にしっかりと守るよう徹底して教育・指導をしていくようにしましょう。また、ルールについては利便性との兼ね合いもありますので、随時ブラッシュアップをしていくようにするといいでしょう。

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