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保証
機密文書処理の優良業者の見極め方「保証」について解説しています。
「保証」の重要性
機密文書の処理を外部の専門業者に頼むというのは、社内の作業をラクにすることが目的ではありません。
きちんとした処理を行ってもらい、情報漏洩のリスクが限りなくゼロに近づくことが大切。そのために、業者がどのような保証・対策をとっているのか確認することが重要です。
システムの「保証」チェック
- 自社内で最終処理をしている
書類を回収だけしに来て、最終処理は他社任せの業者は危険です。回収から処理まで一貫して同じ業者が担当しているのであれば、万が一トラブルが起きたときも責任の所在が明らかです。また処理スピードも速いので、結果として情報漏洩のリスクが下がります。 - 処理工場内のセキュリティ対策もチェック
処理工場の内部には専門のスタッフしか立ち入ることができないようになっていれば安心です。 - 証明書や伝票を発行してくれるサービスがある
情報抹消処理後、きちんと証明写真付きの「機密情報抹消証明書」を発行してくれる業者もあります。こうした物があれば、書類破棄の結果を記録、確認するのに役立ちます。 - 情報漏洩保険に加入しているか
情報漏洩が実際に起きてしまった場合、企業は大きな損害を被ります。その備えとして、情報漏洩保険に加入している業者を選ぶことも重要です。その場合、賠償責任金額の上限も確認しておきましょう。 - 未開封処理を取り扱っているか
誰にも見られずに書類を処理したい場合に有効なサービスです。機密文書を入れた箱を開封せずに、箱ごと処理するこができます。
搬送中のチェック
- トラックに鍵はついているか
廃棄物とはいえ、重要で大切な物なので鍵をつけたトラックを導入しているかなど業者の意識の高さも確認してみましょう。 - 位置情報提供サービス
さらに、機密を運ぶトラックに位置情報提供サービスがついていると安心です。搬送中のトラブル防止や、万が一の際に被害拡大防止に役立ちます。