アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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ここでは、機密文書処理の優良業者の見極め方「事業規模」について解説しています。
優良処理業者の見極めにおいて、業者の会社規模だけで判断するのはなるべく避けるべきポイントとなります。
初めて機密文書の処理を外部委託する場合、よくありがちなのは大手運送会社など有名企業のサービスを知って即決してしまうケース。
企業なら、「大企業として酷いサービスはしていないだろう」という思いこみから、安心感を感じてしまうのは無理もないことかもしれません。
大手企業は社員教育や保障内容にある程度の期待ができることも確かです。
例えば、取引会社数が多いことは一種の判断材料になるでしょう。
しかし、重視すべきは処理事業の内容です。
本来の目的が「機密文書の処理」なのですから、事業規模が小さくとも、なるべくセキュリティに力を入れている業者の方が、情報漏洩のリスクも軽減されるはずです。
中小の処理業者においても、専門性、自社工場の有無といったポイントから処分事業の能力を判断することが可能です。
例えば、専門会社として処分事業をおこなっている業者の多くは社員教育にも力を入れており、高セキュリティが期待できます。
また、設備にも力を入れている場合が多く、監視システムや独自の社員認証システムを設置し、機密性が保持されるように努めています。
特に、自社工場を保有している場合は、業者内のみで処分が完結する機密性と、柔軟に対応してもらえる利便性が期待できます。
反対に専門会社ではない具体例は、古紙回収業者や物流業者が機密文書の処理業務を行っている場合です。
このような業者ですと、料金面では専門会社より安いものの、セキュリティ面では劣っているというケースが多数占めます。
不定期の依頼ならまだしも、定期的に委託する際は、信頼性に欠けるといっても過言ではありません。
また、その他の見極めポイントとして、ISO27001があります。
外部評価として信頼性がある世界規格で、取得と維持に労力のかかる情報セキュリティ認証なので、これも重要な判断基準となるでしょう。
以上の判断基準をもとに、次では、処理業者の処分工程を見極めていきましょう。
セキュリティ重視 機密情報の量が多い企業に |
料金重視 定期的に委託したい企業に |
利便性重視 迅速な処理を頼みたい企業に |