書類処分にかんするQ&A

このページでは、機密情報処理に関する質問と一般的な回答を紹介しています。

回収方法について

Q：スポット回収と定例回収について教えてください

A：スポット回収とは、利用する都度単発で依頼する回収方法です。
定例回収とは、定期的に回収にまわる方法です。
定期回収にすると、回収日が定まり社内ルールが作成しやすい、費用がスポット回収よりも安いなどのメリットがあります。

Q：トラックで受け取りに来る以外の回収方法はありますか。

A：工場に直接持ち込む。郵送するなどの方法でも可能な業者もあります。
工場の持ち込みは運送費が安くなるケースもあります。
他の利用客とのバッティングを避けるためにも、事前に確認を取りましょう。
郵送はあまりおすすめできません。
なるべく１業者で一貫した処理を依頼する方がリスクは下がります。

Q：書類の分別は必要でしょうか。またクリップやバインダーはどうすればいいでしょうか。

A:どのような状態でも受け取れるという業者が多いかと思います。
ただ、未開封処理サービスといって、書類が入った箱を開けずにそのまま処理するサービスを利用する場合は、異物の除去が必要になるケースが多いです。

Q：CDやFDなどの記録媒体もお願いできますか。

A：できる業者とできない業者があるので確認しましょう。
処理の方法によって違いがあります。

Q.情報漏洩が発生する原因は何でしょうか。

A.情報漏洩発生件数のうちの70％が会社内部の人間が関係しているという調査結果があります。
情報に対する意識不足が主な理由です。

Q.万が一、処理の過程で情報漏洩が起こった場合、保証はしてもらえるのでしょうか。

A:依頼する業者が保険に入っているか確認してみましょう。
その際、賠償責任上限額もチェックしておくと良いかとおもいます。

Q：「ISO27001」とはなんですか。

A:情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格のことです。
安全性・機密性を維持管理するシステムを構築している証です。
取得している会社は、機密処理を専門としてやっている会社が多く信頼できます。

会社の書類の中には、法律で保存期間が定められているものがあります。主な種類の保存期間をまとめましたので、別ページでチェックしてください。

カルテなどの医療記録は、医師法によって、一定の保存義務が課せられています。その内容と処分について、別ページで詳しく解説しています。

項目別で選ぶ機密文書処理業者

セキュリティ重視

機密情報の量が多い企業に

料金重視

定期的に委託したい企業に

利便性重視

迅速な処理を頼みたい企業に