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機密文書処理に使用される勘定科目とは

ここでは、秘密文書処理にはどのような勘定科目が使用されるのかについて解説します。

勘定科目とは

勘定科目とは、会社の取引内容などをわかりやすく記録するために用いられている分類項目の総称をいいます。例えば、取引によって資産や負債、資本の増減が起こった場合や、費用や収益が発生した場合に適切な勘定科目に振り分け、仕訳していきます。

仕訳とは、適切な勘定科目と金額を借方・貸方に割り振ることによって取引内容を記録する作業です。仕訳する際に勘定科目が使われるのは、共通の勘定科目を使うことにより、誰が帳簿を書いたり読んだりしても理解できるようにするためだといえます。

また、具体的に何にいくらかかっているのかなども一目で理解できるようになるので、無駄が発生しているポイントも見えてくるでしょう。確定申告をする際にも勘定科目について理解が必要です。

機密文書処理に使用できる鑑定科目

機密文書処理を行った場合にかかる費用は、どのように仕訳し、どういった勘定科目を選択すれば良いのでしょうか。

基本的に、勘定科目は自由に設定可能です。そのため「機密文書処理をするのであれば、必ずしもこの勘定項目を設定しなければならない」といった決まりはありません。ただ、広く一般的に使われている勘定科目を選択することをおすすめします。

なお、毎回異なる勘定科目を設定してしまうとあとから振り返った際にわかりにくくなるため、統一しましょう。例えば、一度「機密文書処理にかかる費用は消耗品費する」と決めたら固定する必要があるので、特に初回は慎重に検討が必要です。

一般的には雑費か消耗品費、支払い手数料などの勘定科目が選択されています。それぞれのポイントについて解説します。

雑費を使う

雑費とは、それほど金額が大きくなく、なおかつ他の科目には当てはまらないような場合に使われる勘定科目です。機密文書処理の費用が大きくない場合は雑費を選択しても良いでしょう。

ただし、あれこれ雑費に入れてしまうと、確定申告などの際に税務署から具体的な内容を問われる可能性があります。金額が大きくなるものについては雑費には入れないようにしましょう。

また、金額はそれほど大きくなくても、定期的に機密文書処理を行っていて費用がかかっている場合は、他の勘定科目を使用するのがおすすめです。

雑費として処理する場合「借方 雑費10,000円、貸方 現金10,000円」などの形で仕訳します。後述する消耗品費、支払い手数料を使う場合も同様です。

消耗品費を使う

消耗品費とは、その名の通り消耗品を購入する際に選択される勘定科目です。また、使用可能期間が1年未満、または取得価格が10万円未満の什器備品の購入費も消耗品費に該当します。

機密文書処理にかかる費用については1回当たり10万円を超えることはほぼないため、消耗品費の勘定科目も選択可能です。書類を保管する目的で段ボールを購入する場合、こちらも消耗品費を選択している会社が多いようです。

支払い手数料を使う

支払い手数料とは、支払いをする際にかかる手数料が入る勘定科目です。さまざまな勘定科目の中でも使用頻度が高いものであり、銀行の振り込み手数料や事務手数料、登録手数料なども支払い手数料に入ります。

一般的に機密文書処理の費用を支払い手数料に仕訳するのは、毎週、または毎月のような形で定期的に専門業者に依頼して機密文書処理を行っており、費用がかかっているような場合です。こちらのケースに該当する場合は支払い手数料でも良いでしょう。

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