アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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本記事では、機密文書処理をする際に必要な廃棄証明書とマニフェスについて解説します。
廃棄証明書は、書類の廃棄を業者に依頼する際、発行される証明書です。廃棄したことを証明する書類で、預かった廃棄物を正しい方法で廃棄しました、という証明になります。
廃棄証明書は、業者によって発行方法に2つのパターンがあります。廃棄証明書を紙で発行する場合と、電子メールで発行する場合です。発行形態が異なるだけで、どちらでも問題ありません。
また廃棄証明書と同時に溶解証明書を発行している業者もいます。溶解したことを証明する書類で、紙と電子メールのどちらかで発行されます。
廃棄証明書は通常のもので保管期限が5年間、証明書が領収書を兼ねている場合は7年間の保管が必要です。紙で発行される場合は郵送されてきた証明書をなくさないように保管しておきましょう。一方、電子メールの場合はデータを保存しておくか自分でデータを印刷して紙の書類として保管しておいてください。
保存期間が長いため、紛失しないようにきちんと保管しておきましょう。
廃棄物の処理を業者に依頼すると、廃棄証明書と同時にマニフェストを受け取ります。マニフェストは産業廃棄物が正しく廃棄されたか把握するために、誰がどのように廃棄したかを明確にして、不法投棄を防ぐ目的を担っています。
事業者は、排出する廃棄物を自社の責任で正しく処分することが定められています。適した方法で処理されていなかった場合、責任を負わなくてはいけないのは廃棄物を排出した業者です。
そのため、廃棄を委託する際は廃棄物の名称・運搬業者名・処分業者名・取り扱い上の注意点などが記載されたマニフェストの交付が義務付けられています。
平成2年からスタートした制度で、2022年現在はマニフェストの電子化を目的とする「電子マニフェスト制度」も施行されました。
マニフェストは廃棄証明書と同様に、通常のものは5年間、領収書を兼ねているものは7年間の保管が義務です。紛失すると不法投棄と疑われる恐れがあるため、定められた保存期間内はきちんと保管しておきましょう。
廃棄証明書とマニフェストは似た書類ですが、それぞれ発行されるケースや発行する業者が異なります。
廃棄証明書は業者側が依頼を受けた文書を正しく廃棄した、という事実を証明する書類です。文書を廃棄する業者が発行するもので、排出業者（依頼側）に渡されます。
一方でマニフェストは排出した産業廃棄物が正しく処理されているかを確認する書類で、産業廃棄物の排出業者（依頼側）が発行し、処理に関連する業者に渡されます。
機密文書は廃棄物の「紙くず」です。紙くずは建設業・パルプ製造業・新聞業・製本業・出版業・印刷物加工業・紙加工製造業・製紙業といった限られた業種から排出されたものだけが「産業廃棄物」とされます。それ以外の業種から排出される文書は一般廃棄物として扱われるため、マニフェストを発行する必要はありません。
廃棄証明書とマニフェストに違いをしっかり把握し、適した方法で発行・保管しておきましょう。
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