アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

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安心できる機密文書処理業者の選び方 » 書類処分にかんするQ&A » 医療情報の保管と廃棄のポイントは?

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医療情報の保管と廃棄のポイントは?

このページでは、カルテをはじめとした医療情報の保管と廃棄を考えるうえで、抑えるべき基本とポイントを解説しています。

なかなか処分できない!医療機関のカルテ

病院に訪れ、治療を受けた患者の記録が記載されているカルテ。通院期間中に必要となるのは理解できますが、個人情報が詰まった書類でもあります。患者によって「長く保存されるのは、あまり気分の良いものではない」と感じる人もいるでしょう。

また、病院側としても何らかの理由で個人情報が漏えいした場合、責任を取らなければならなくなりますから「ルールに則ったかたちで、早めに処分したい」というのが、本音ではないでしょうか。 しかし医師法によって、カルテなどの医療記録には一定期間の保存義務が課せられています。以下に一例を見ていきましょう。

上記の期間は診療が終了した日から数えることとなり、持病などで定期的な通院を続ける人の場合、記録が保存され続けることとなります。

安全な処分法とは

日々新たな患者が訪れ、診療の終わった患者が去っていく病院で、膨大な記録のすべてを保存しておくことはできません。そこで保存期間の終了した書類から処分となるわけですが、安易に段ボールやゴミ袋などに詰めて廃棄した挙句、第三者に個人情報が曝されてしまうようでは、大問題です。

「シュレッダーを購入して、一枚一枚裁断しよう」と考える病院があるかもしれませんが、その労力は大変なもの。スタッフの労力を無駄に費やさせることになります。やはり専門の処理業者に依頼するのが、効率的な方法と言えそうです。

しかし国内には、数多くの処理業者が存在しています。患者からの信用が何より大事な医療機関ですから、より良い業者を選ぶことが大切。以下にそのポイントを紹介します。

回収から処理までを一貫して行う会社

中には回収と処理が別々の場合があるので、注意。分離型は機密書類処理の専門性が低く、信頼度も落ちる。

ひと目でわかる認証の有無

機密書類を処分できる業者の証として、第三者認証「ISO27000」を取得している業者なら、安心感が高まる。

分別は必要か否か

書類にホチキスなどが付いている場合、事前に分別を求める業者もいます。そのような労力が発生するようでは、業者に依頼する意味がありません。

上記のポイントをすべて満たす業者なら、安心。費用の安さに釣られ、信頼度の低い業者に機密書類の処分を委ねないよう、注意して下さい。

カルテの自己廃棄の注意点

カルテの自己廃棄に関する注意点をご説明します。

医師による診療記録であるカルテには、患者様の氏名や年齢、基礎疾患などの個人情報が記載されている事が殆どです。

このような情報が外部へ漏洩する事は最も注意すべき点であり、万が一患者様の個人情報が外部へ漏れてしまうと、 最悪の場合訴訟問題にもなりかねません。取り扱いの時点から細心の注意が必要になってきます。

破棄するのであれば、確実に第三者に情報が伝わらないようシュレッダー等を使用し、復元不可能になるように処理しましょう。

大きな病院ではたくさんのカルテを所有しているので、処分にも大変な労力がかかります。処理時間を短縮するためにも、専門でカルテ破棄などを代行している業者がありますので利用すると良いでしょう。

基本的に診療記録は法律で数年間の保存義務が設けられておりますが、一定の期間を過ぎると破棄する事が可能になります。

このような書類はいずれ必ず破棄をする必要性が出てくるため、事前に確実に処分する方法を決めて徹底しておくことをお勧めします。

カルテの廃棄におすすめ
高セキュリティ機密文書廃棄業者5選

カルテなど医療情報の廃棄には、セキュリティ環境が第三者から認証を得ている業者を選びましょう。 当サイトで紹介している機密文書処理業者の中から、ISMS認証を取得し、なおかつ価格を明示している5社を安い順に比較しました。(2021年11月調査)

※ISMS認証取得とは
ISMSの規格は、ISO27001および、それと同等なJIS Q 27001に規定されており、第三者機関により適用に運営されていると評価・認定された組織だけが、ISMS認証を取得することができます。 一方でプライバシーマークは、企業内の個人情報を対象にした日本規格のマネジメントシステムであり、保護対象や要求事項は大きく異なります。社外の業者に機密文書の処理を委託する場合においては、プライバシーマークではなく、ISO/IEC 27001を取得しているプロが、より信頼できると言えるでしょう。

社名 セキュリティの特徴 ISMS
認証取得
日本シュレッダー
サービス

TEL:0120-88-4512

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

日本シュレッダーサービスが運営している抹消仕事人は、自社工場を持っています。回収から処理に至るまで自社で完結させるサービスを展開しており、外部委託はありません。委託しないことで外部漏洩のリスクを抑えた状態で、文書を処理してもらえます。
セキュリティ認証としてISO/IEC27001を取得。個人情報が記載されているカルテであっても対応できるように、プライバシー保護に徹底した対応がポイントです。
ダンボール箱を無料で用意してもらえますが、事前に箱詰めしている場合に移し替えをせずそのまま処理してもらえます。最初から最後まで未開封のまま処理してもらえることで、箱を空けたことによる漏洩事故も防止可能です。
万が一の時に備えて、上限を2億に設定した情報漏洩保険への加入や位置情報提供サービスも導入されています。
美濃紙業
TEL:0120-548-302

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

機密書類処理を手がけている美濃紙業では、情報セキュリティー規格「ISO27001」に加えて情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しています。同社では回収時には全車GPSを搭載した専用運搬車両を使用、さらに処理施設では出入り口に顔認証電子扉を導入することによって入退室を徹底的に管理。さらに作業工程は監視カメラで常に録画を行っています。書類を処理した後には、機密書類処理証明書を発行。希望がある場合には、製紙会社から発行される溶解証明書の発行や作業内容を各種媒体へ録画することも可能です。
破砕作業を行っている昼間はもちろん、夜間においても監視カメラが作動しているため、異常がもし発生した場合には警備会社が迅速に対応します。優れたコストパフォーマンスにより、低価格での機密処理を実現している点も特徴といえるでしょう。
日本通運

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

日本通運では、法人を対象として不要な機密文書を溶解処理する「機密処理リサイクルサービス」を提供。同社では情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しており、徹底したセキュリティのもとで処理。機密文書やカルテなど個人情報に関わってくる書類を専用ダンボールごと溶解処理します。
機密文書の輸送は専用車両で行い、荷物が通過する各ポイントでチェックを行うため、貨物の紛失を防止。このことにより、機密文書を回収してから処理工場に届くまでの状況も把握することが可能です。工場にて溶解を行った後は、溶解証明書の発行が行われます。
サービスの種類は対象に機密文書を処分したいときに利用できる「エコリサイクル便」と、少量の機密文書を処理したいときに使用できる「エコリサイクル@ミニ」の2種類なので、ニーズに応じた選択が可能となっています。
東武デリバリー株式会社

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

東武デリバリー株式会社では、機密文書溶解処理サービスを提供するに当たってプライバシーマーク、情報セキュリティマネジメント資格の取得をしています。
また、同社のサービスでは専用の鍵付きボックスに機密文書を投入しておき、そのボックスをスタッフが定期回収。回収を担当するのは自社のスタッフとなっており、セキュリティに配慮した特殊車両でお客様の元に訪問します。その場でボックスを解錠して、中に設置された段ボールをその場で封印。新たな段ボールをボックス内に設置します。機密文書が入り封印されたダンボールは開封されることなくそのまま溶解処理されます。作業が完了したら、溶解処理証明書を発行します。
同社の機密文書溶解処理サービスを利用すると、機密文書を処理できるほか、シュレッダーにかけていた時間の削減などさまざまなメリットが受けられます。
テルヰ(テルイ)
TEL:048-931-2021

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

テルヰでは、厳重なセキュリティによる一括管理によってお客様から預かった大切な文書を処理します。同社ではISO27001と個人情報保護士の資格を取得することによってお客様の重要な情報を保護しています。
機密文書や重要書類、古紙の回収から処分まで一貫体制で対応。処理方法は段ボールに詰められた廃棄文書を開封せず、そのまま溶解処理を行う方法と、施錠付きのプラスチック製オレコンボックスを使用するという方法があります。オレコンボックスを使用する場合にはボックスごと回収し、完全密封状態で処分場まで輸送します。
また、お客様から回収した書類は、GPSでしっかりと監視された中で輸送を行います。さらに、機密文書の処理には限定されたスタッフのみが携わる体制を整えている点も特徴のひとつ。また、環境にも配慮しており回収した書類は紙製品へリサイクルされます。
社名
日本シュレッダー
サービス

TEL:0120-88-4512

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
日本シュレッダーサービスが運営している抹消仕事人は、自社工場を持っています。回収から処理に至るまで自社で完結させるサービスを展開しており、外部委託はありません。委託しないことで外部漏洩のリスクを抑えた状態で、文書を処理してもらえます。
セキュリティ認証としてISO/IEC27001を取得。個人情報が記載されているカルテであっても対応できるように、プライバシー保護に徹底した対応がポイントです。
ダンボール箱を無料で用意してもらえますが、事前に箱詰めしている場合に移し替えをせずそのまま処理してもらえます。最初から最後まで未開封のまま処理してもらえることで、箱を空けたことによる漏洩事故も防止可能です。
万が一の時に備えて、上限を2億に設定した情報漏洩保険への加入や位置情報提供サービスも導入されています。
ISMS
認証取得
社名
美濃紙業
TEL:0120-548-302

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
機密書類処理を手がけている美濃紙業では、情報セキュリティー規格「ISO27001」に加えて情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しています。同社では回収時には全車GPSを搭載した専用運搬車両を使用、さらに処理施設では出入り口に顔認証電子扉を導入することによって入退室を徹底的に管理。さらに作業工程は監視カメラで常に録画を行っています。書類を処理した後には、機密書類処理証明書を発行。希望がある場合には、製紙会社から発行される溶解証明書の発行や作業内容を各種媒体へ録画することも可能です。
破砕作業を行っている昼間はもちろん、夜間においても監視カメラが作動しているため、異常がもし発生した場合には警備会社が迅速に対応します。優れたコストパフォーマンスにより、低価格での機密処理を実現している点も特徴といえるでしょう。
ISMS
認証取得
社名
日本通運

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
日本通運では、法人を対象として不要な機密文書を溶解処理する「機密処理リサイクルサービス」を提供。同社では情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しており、万全なセキュリティのもとで処理。機密文書やカルテなど個人情報に関わってくる書類を専用ダンボールごと溶解処理します。
機密文書の輸送は専用車両で行い、荷物が通過する各ポイントでチェックを行うため、貨物の紛失を防止。このことにより、機密文書を回収してから処理工場に届くまでの状況も把握することが可能です。工場にて溶解を行った後は、溶解証明書の発行が行われます。
サービスの種類は対象に機密文書を処分したいときに利用できる「エコリサイクル便」と、少量の機密文書を処理したいときに使用できる「エコリサイクル@ミニ」の2種類なので、ニーズに応じた選択が可能となっています。
ISMS
認証取得
社名
東武デリバリー株式会社

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
東武デリバリー株式会社では、機密文書溶解処理サービスを提供するに当たってプライバシーマーク、情報セキュリティマネジメント資格の取得をしています。
また、同社のサービスでは専用の鍵付きボックスに機密文書を投入しておき、そのボックスをスタッフが定期回収。回収を担当するのは自社のスタッフとなっており、セキュリティに配慮した特殊車両でお客様の元に訪問します。その場でボックスを解錠して、中に設置された段ボールをその場で封印。新たな段ボールをボックス内に設置します。機密文書が入り封印されたダンボールは開封されることなくそのまま溶解処理されます。作業が完了したら、溶解処理証明書を発行します。
同社の機密文書溶解処理サービスを利用すると、機密文書を処理できるほか、シュレッダーにかけていた時間の削減などさまざまなメリットが受けられます。
ISMS
認証取得
社名
テルヰ(テルイ)
TEL:048-931-2021

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
テルヰでは、厳重なセキュリティによる一括管理によってお客様から預かった大切な文書を処理します。同社ではISO27001と個人情報保護士の資格を取得することによってお客様の重要な情報を保護しています。
機密文書や重要書類、古紙の回収から処分まで一貫体制で対応。処理方法は段ボールに詰められた廃棄文書を開封せず、そのまま溶解処理を行う方法と、施錠付きのプラスチック製オレコンボックスを使用するという方法があります。オレコンボックスを使用する場合にはボックスごと回収し、完全密封状態で処分場まで輸送します。
また、お客様から回収した書類は、GPSでしっかりと監視された中で輸送を行います。さらに、機密文書の処理には限定されたスタッフのみが携わる体制を整えている点も特徴のひとつ。また、環境にも配慮しており回収した書類は紙製品へリサイクルされます。
ISMS
認証取得

その他の機密文書処理業者一覧

社名 セキュリティの特徴 ISMS
認証取得
日本パープル
TEL:03-3475-6561

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

個人情報の載った機密文書についても処理に対応している日本パープル。取り扱っている情報が医療カルテと同様の機密情報であることから、プライバシーマークだけでなく情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しています。セキュリティに対する体制は整えられているため、カルテだけでなく個人情報の入った書類を処理したいという人の頼れる味方です。
回収や交換作業などは専門のスタッフが対応。内部流出をしないために専門回収ツールも用意しているのが特徴です。このツールは専門スタッフも開錠できないようにしているほどの徹底ぶり。書類を運搬する車も、現金輸送車と同じセキュリティを持つ完全密封車を採用しています。
ツールの開錠や粉砕機までの担当はロボットが行っているので、書類の内容が人目に触れるリスクを防げるのも魅力です。
社名
日本パープル
TEL:03-3475-6561

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
個人情報の載った機密文書についても処理に対応している日本パープル。取り扱っている情報が医療カルテと同様の機密情報であることから、プライバシーマークだけでなく情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しています。セキュリティに対する体制は整えられているため、カルテだけでなく個人情報の入った書類を処理したいという人の頼れる味方です。
回収や交換作業などは専門のスタッフが対応。内部流出をしないために専門回収ツールも用意しているのが特徴です。このツールは専門スタッフも開錠できないようにしているほどの徹底ぶり。書類を運搬する車も、現金輸送車と同じセキュリティを持つ完全密封車を採用しています。
ツールの開錠や粉砕機までの担当はロボットが行っているので、書類の内容が人目に触れるリスクを防げるのも魅力です。
ISMS
認証取得

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