アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止!

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安心できる機密文書処理業者の選び方 » 書類処分にかんするQ&A » 医療情報の保管と廃棄のポイントは?

医療情報の保管と廃棄のポイントは?

このページでは、カルテをはじめとした医療情報の保管と廃棄を考えるうえで、抑えるべき基本とポイントを解説しています。

なかなか処分できない!医療機関のカルテ

病院に訪れ、治療を受けた患者の記録が記載されているカルテ。通院期間中に必要となるのは理解できますが、個人情報が詰まった書類でもあります。患者によって「長く保存されるのは、あまり気分の良いものではない」と感じる人もいるでしょう。

また、病院側としても何らかの理由で個人情報が漏えいした場合、責任を取らなければならなくなりますから「ルールに則ったかたちで、早めに処分したい」というのが、本音ではないでしょうか。 しかし医師法によって、カルテなどの医療記録には一定期間の保存義務が課せられています。以下に一例を見ていきましょう。

上記の期間は診療が終了した日から数えることとなり、持病などで定期的な通院を続ける人の場合、記録が保存され続けることとなります。

安全な処分法とは

日々新たな患者が訪れ、診療の終わった患者が去っていく病院で、膨大な記録のすべてを保存しておくことはできません。そこで保存期間の終了した書類から処分となるわけですが、安易に段ボールやゴミ袋などに詰めて廃棄した挙句、第三者に個人情報が曝されてしまうようでは、大問題です。

「シュレッダーを購入して、一枚一枚裁断しよう」と考える病院があるかもしれませんが、その労力は大変なもの。スタッフの労力を無駄に費やさせることになります。やはり専門の処理業者に依頼するのが、最善の方法と言えそうです。

しかし国内には、数多くの処理業者が存在しています。患者からの信用が何より大事な医療機関ですから、より良い業者を選ぶことが大切。以下にそのポイントを紹介します。

回収から処理までを一貫して行う会社

中には回収と処理が別々の場合があるので、注意。分離型は機密書類処理の専門性が低く、信頼度も落ちる。

ひと目でわかる認証の有無

機密書類を処分できる業者の証として、第三者認証「ISO27000」を取得している業者なら、安心感が高まる。

分別は必要か否か

書類にホチキスなどが付いている場合、事前に分別を求める業者もいます。そのような労力が発生するようでは、業者に依頼する意味がありません。

上記のポイントをすべて満たす業者なら、安心。費用の安さに釣られ、信頼度の低い業者に機密書類の処分を委ねないよう、注意して下さい。

カルテの自己廃棄の注意点

カルテの自己廃棄に関する注意点をご説明します。

医師による診療記録であるカルテには、患者様の氏名や年齢、基礎疾患などの個人情報が記載されている事が殆どです。

このような情報が外部へ漏洩する事は最も注意すべき点であり、万が一患者様の個人情報が外部へ漏れてしまうと、 最悪の場合訴訟問題にもなりかねません。取り扱いの時点から細心の注意が必要になってきます。

破棄するのであれば、確実に第三者に情報が伝わらないようシュレッダー等を使用し、復元不可能になるように処理しましょう。

大きな病院ではたくさんのカルテを所有しているので、処分にも大変な労力がかかります。処理時間を短縮するためにも、専門でカルテ破棄などを代行している業者がありますので利用すると良いでしょう。

基本的に診療記録は法律で数年間の保存義務が設けられておりますが、一定の期間を過ぎると破棄する事が可能になります。

このような書類はいずれ必ず破棄をする必要性が出てくるため、事前に確実に処分する方法を決めて徹底しておくことをお勧めします。

カルテの廃棄におすすめ
高セキュリティ機密文書廃棄業者2選

カルテなど医療情報の廃棄には、セキュリティ環境が第三者から認証を得ている業者を選びましょう。 以下では、ISMS認証取得をしている安心の2社を紹介します。

※ISMS認証取得とは

ISMSの規格は、ISO27001および、それと同等なJIS Q 27001に規定されており、第三者機関により適用に運営されていると評価・認定された組織だけが、ISMS認証を取得することができます。 一方でプライバシーマークは、企業内の個人情報を対象にした日本規格のマネジメントシステムであり、保護対象や要求事項は大きく異なります。こと社外の業者に機密文書の処理を委託する場合においては、プライバシーマークではなく、ISO/IEC 27001を取得しているプロが、より信頼できると言えるでしょう。

社名 セキュリティの特徴 ISMS
認証取得
日本シュレッダー
サービス

TEL:0120-88-4512

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

日本シュレッダーサービスが運営している抹消仕事人は、自社工場を持っています。回収から処理に至るまで自社で完結させるサービスを展開しており、外部委託はありません。委託しないことで外部漏洩のリスクを抑えた状態で、文書を処理してもらえます。
セキュリティ認証としてISO/IEC27001を取得。個人情報が記載されているカルテであっても対応できるように、プライバシー保護に徹底した対応がポイントです。
ダンボール箱を無料で用意してもらえますが、事前に箱詰めしている場合に移し替えをせずそのまま処理してもらえます。最初から最後まで未開封のまま処理してもらえることで、箱を空けたことによる漏洩事故も防止可能です。
万が一の時に備えて、上限を2億に設定した情報漏洩保険への加入や位置情報提供サービスも導入されています。
日本パープル
TEL:03-3475-6561

詳細や依頼はこちら
(公式サイト)

個人情報の載った機密文書についても処理に対応している日本パープル。取り扱っている情報が医療カルテと同様の機密情報であることから、プライバシーマークだけでなく情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を取得しています。セキュリティに対する体制は整えられているため、カルテだけでなく個人情報の入った書類を処理したいという人の頼れる味方です。
回収や交換作業などは専門のスタッフが対応。内部流出をしないために専門回収ツールも用意しているのが特徴です。このツールは専門スタッフも開錠できないようにしているほどの徹底ぶり。書類を運搬する車も、現金輸送車と同じセキュリティを持つ完全密封車を採用しています。
ツールの開錠や粉砕機までの担当はロボットが行っているので、書類の内容が人目に触れるリスクを防げるのも魅力です。
社名
日本シュレッダー
サービス

TEL:0120-88-4512

詳細や依頼はこちら(公式サイト)

セキュリティの特徴
日本シュレッダーサービスが運営している抹消仕事人は、自社工場を持っています。回収から処理に至るまで自社で完結させるサービスを展開しており、外部委託はありません。委託しないことで外部漏洩のリスクを抑えた状態で、文書を処理してもらえます。
セキュリティ認証としてISO/IEC27001を取得。個人情報が記載されているカルテであっても対応できるように、プライバシー保護に徹底した対応がポイントです。
ダンボール箱を無料で用意してもらえますが、事前に箱詰めしている場合に移し替えをせずそのまま処理してもらえます。最初から最後まで未開封のまま処理してもらえることで、箱を空けたことによる漏洩事故も防止可能です。
万が一の時に備えて、上限を2億に設定した情報漏洩保険への加入や位置情報提供サービスも導入されています。
ISMS
認証取得
社名
日本パープル
TEL:03-3475-6561

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回収や交換作業などは専門のスタッフが対応。内部流出をしないために専門回収ツールも用意しているのが特徴です。このツールは専門スタッフも開錠できないようにしているほどの徹底ぶり。書類を運搬する車も、現金輸送車と同じセキュリティを持つ完全密封車を採用しています。
ツールの開錠や粉砕機までの担当はロボットが行っているので、書類の内容が人目に触れるリスクを防げるのも魅力です。
ISMS
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