アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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本記事では、機密文書処理を業者に依頼するメリットや、機密文書処理業者を選ぶ際のポイントについて詳しく解説しています。
機密文書処理は、自社で行うよりも業者に依頼するメリットのほうが多いです。以下に、機密文書処理を業者に依頼するメリットを解説します。
業者で行う機密文書処理は、専門的な技術を用いて責任を持って行います。例えば、機密文書をダンボール箱に収納して運搬業者が製紙工場に運んだ後、運ばれた書類は箱ごと水の入った撹拌機械に入れられて、まったく解読することができないレベルまで細かくほぐされます。
箱を一切開けることなくここまでの作業が行われますので、セキュリティを確保しつつ情報を消去することができるのです。機密文書をダンボール箱に入れる際に、作業員が書類に目を通すことは一切ありませんし、運搬中はもちろん製紙工場に運んで撹拌機械に入れるまでも、機密文書の内容が人の目に触れることはないので、安心して処理を任せられます。
解読できないほど細かい繊維になるまでほぐされた機密文書は、その後紙資源へのリサイクルに使用されます。自社で処分すると、そのまま燃えるゴミとなってしまうこともあると思われますが、業者に依頼することでエコに貢献できるのは、とても大きなメリットです。
自社で機密文書を処分しようとすると、つい後回しにしてしまい、文書の紛失などのトラブルを招く恐れがあります。機密文書処理を業者に依頼すれば、すぐに対応してもらえるので、すばやく処理ができ、情報漏えいなどのリスクを抑えられます。
また、業者に機密文書処理を依頼する際には、処理が楽だというメリットもあります。例えば自社で機密文書を処理する際は、クリップを取り外したり、ノートに使用されている金具を取り外したりしないと、資源ごみとして回収してもらえないケースが多いです。しかし業者に依頼する際には、クリップを外さずにそのまま依頼することができる業者が多いため、依頼するときもスムーズに対応してもらえます。
自社で機密文書を処理する際は、社員が手作業で処理を行うケースがほとんどです。そのため、一度に大量の文書を処理することができず、どんどん溜まっていってしまいます。業者の機密文書処理は、プロの技術で大容量の処理をいっぺんに行うことができます。文書を多く扱う企業であれば、業者に処理を依頼するほうが断然手早く大量に機密文書を処理できます。
自社で機密文書処理を行う際は、多くの場合シュレッダーをかけることで対応します。シュレッダーだと小さい文字が見える状態でカットされることがあり、セキュリティに不安が残ることが少なくありません。自社で機密文書処理を行う際は、多くの場合シュレッダーをかけることで対応します。業者の機密文書処理は溶解処理を行うので、シュレッダーのみの場合に比べて情報漏えいのリスクを抑えられます。
機密文書処理業者を依頼する際には、個人情報の管理をきちんと行ってくれる、信頼できる業者であるかを確認することが重要です。Pマークを取得している業者は、個人情報の取扱についてきちんと対応できる業者かどうかを判断する一つの指標となるので、確認してみてもよいでしょう。
セキュリティ重視 機密情報の量が多い企業に |
料金重視 定期的に委託したい企業に |
利便性重視 迅速な処理を頼みたい企業に |