アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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本記事では、個人事業主の機密文書処理について解説します。
個人事業主の機密文章には「見積書」「納品書」「請求書」「仕事の受注内容(発注書)「メールのプリント」などがあります。事業関係の書類は秘密保持を行わなくてはならないため、機密文章にあたります。
秘密保持を適切に行わずに、文書やデータが漏洩してしまうと、組織に損害や損失を与えるおそれがあるので、注意が必要です。機密文書処理は、適切な方法で行うことが必要です。
個人事業主は、法人と違い個人で事業を営んでいる人を指します。いくら個人とはいえ、事業関係者の情報が漏洩してしまっては、問題となり大変です。法人でない個人事業主も、機密文書処理は行わなくてはなりません。
機密文書処理には、「ハサミで切り燃えるゴミに出す」「家庭用のシュレッダーで裁断する」「廃棄業者に処理を依頼する」の3つの方法があります。
もっとも簡単ですぐに行えるのは、ハサミで個人情報が書かれた部分を切り、燃えるゴミに出す方法です。文書の量が少ない間は、手軽にできることがメリットです。
しかし、書類の量が増えてくれば重要情報も増えてくるため、ハサミで切る方法は次第に追い付かなくなることが予想されます。また、ハサミは手を使って紙を細かくカットしなければならないため、身体的な大変さもあります。
家庭用のシュレッダーで裁断する場合は、手に負担がかかるハサミよりも身体的には楽に行えます。しかし、家庭用シュレッダーは裁断の目が粗いことから、文書に書かれている情報を読み取られてしまう可能性は否めません。
また、シュレッダーを使用する電気代や、ゴミをまとめる手間がかかるのがデメリットであるといえます。
廃棄業者では、シュレッダー処理をした後、紙を繊維にする溶解処理まで行っている業者があります。溶解処理を行うと、文書を復元することは不可能であり、情報が漏洩してしまう心配がありません。
機密文書を廃棄業者に出す場合は、「廃棄する書類を箱に入れて送るだけ」という効率の良さもメリットといえます。前述で紹介した方法と比べると、身体的な大変さはもっとも少ないでしょう。
機密文書処理の方法として、「ハサミで切り燃えるゴミに出す」「家庭用のシュレッダーで裁断する」「廃棄業者に処理を依頼する」の3つを紹介しました。
ハサミで切り燃えるゴミに出す場合は、手軽に行える反面、文書量によっては限界があります。家庭用のシュレッダーで裁断する場合は、セキュリティ上万全でないことと、電気代と手間がかかるデメリットがあります。
一方で、廃棄業者に依頼する場合は、セキュリティ面のリスクを抑えられます。できる限り、万全に近い廃棄方法として、廃棄業者の利用を検討しましょう。
セキュリティ重視 機密情報の量が多い企業に |
料金重視 定期的に委託したい企業に |
利便性重視 迅速な処理を頼みたい企業に |