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機密文書処理の重要性

機密文書は重要度や公開範囲に応じていくつかのレベルに分かれています。社内においては、機密や秘密を守るための法律も意識しながら管理を行う必要があります。本記事では、機密文書処理がなぜ重要なのかについて解説します。

機密文書処理を適切に行う重要性

機密文書とは、保全の必要性が極めて高い情報が含まれる文書のことです。特に注目されているのが、マイナンバーを含む個人情報です。これらは厳重に保管・管理することが必要であると同時に、必要がなくなったときには完全な廃棄を行わなければなりません。

機密文書の分類

機密文書には、社員や顧客の個人情報のほか、製品・サービスなど自社の経営に関わる重要な情報、分析や調査の結果などが収められており、機密レベルによって3種類に分けられています。

社外秘文書

「社外秘」のみの呼びかたでも知られ、社内のみ共有可能な情報を扱う文書を指します。具体的には顧客リスト、営業企画書、調査・統計資料などが当てはまり、社外に漏らすと不利益を被る可能性があるものや、公表には適さない情報は社外秘となります。社内であれば持ち出しやコピーは可能なため、取り扱いには注意が必要です。

秘文書

「マル秘」とも呼び、社内でも関係者等でなければ見ることができません。特定の部署やプロジェクトメンバー以外に漏れると事業への影響がある文書。社内でも関係者のみが閲覧可能とされます。企業の重要な戦略や人事・経理などの機密情報、個人のプライバシーに関するものなどが秘文書に該当します。

極秘文書

未発表または将来のプロジェクトの資料、未公開の研究や調査データなど経営を行ううえで重要な情報を記載した文書が該当します。3つのなかでもっとも高い機密性をもち、社内では経営者・上層部などの限られた人だけが閲覧できますが、コピーやその他の行為に制限が加わることがあります。

機密文書に関連する法令

機密文書は漏えいすることでビジネスに損害を与える可能性があり、会社のイメージや信頼にも関わるものです。ここからは機密文書について定められている法令をチェックしましょう。

不正競争防止法

不正競争防止法とは、事業を行うもの同士が適正に競争できるように定められた法律で、機密を漏えいさせてどちらかが有利にはたらくことのないように、刑事罰と民事罰をそれぞれ定めています。

不正競争防止法の適用対象として、代表的なものに「営業秘密」が挙げられます。企業の運営や経営上、外部に漏れ出してはならない営業上の情報のことで、秘密として管理されている製品の製造・生産方法や販売方法、事業活動の情報などを指します。

不正競争防止法では、これらの営業上の利益が侵害された場合に、侵害行為によって製造販売された製品の停止や破棄を求め、損害賠償を請求することができます。

改正個人情報保護法

改正個人情報保護法は、3年ごとに個人情報保護法を見直す取り決めのもとで、2022年に新たに施行されています。幅広い事業者を対象とし、企業は個人情報を適正に管理しなければならなくなっています。

改正個人情報保護法では、事業者の責務の追加や個人情報の不適正な利用を禁止する、措置命令違反や報告義務違反をした個人・法人への罰則を重くする内容が盛り込まれています。

2022年の改正法からは、個人情報保護が従来よりもさらに手厚くなること、仮名加工情報の新設と利用を容易にするルールが新たに加わりました。

不正競争防止法、改正個人情報保護法はいずれも個人情報や営業秘密を機密レベルに応じて扱うと定めたものです。機密文書を適切に扱う場合は、これらの法律が適用になっていることを踏まえて適切に管理を行いましょう。

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