アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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機密文書であることをわかりやすくするためのスタンプがあります。このスタンプを押すことでどのようなメリットがあるのでしょうか？本記事では、機密文書のスタンプについて掘り下げ、解説します。
機密文書とは、社内などでシークレット扱いをされている重要な書類のことです。機密文書にはさまざまなものがあり、閲覧できる人、できない人の設定もさまざまですが、どのような分野や部署であれ機密文書が存在する可能性があります。
情報が流出することが好まれない書類、法的に保存しておかなければならない書類、秘密保持が必要な内容が記載されている書類などが機密文書に当てはまります。顧客情報や開発者の新製品に関する情報、取引先の情報が記載された書類などは、機密文書に分類されます。
こうした機密文書が、誰もが見てひと目で機密文書だと判断できるように押されるスタンプが、機密文書のスタンプです。機密文書のスタンプは一般的に販売されているので手軽に購入できます。事務用品売り場やオフィス用品の通販などで購入可能で、1,000円ほどで購入できるスタンプが多いようです。
スタンプはシャチハタのものが多く、取り出してインクをつけずにすぐにスタンプできます。また、インクが切れてしまっても補充すればまた使えるので、次々に購入する必要がないため経費の負担にもなりません。スタンプもインクも高価なものではないので、紛失しても気軽にまた購入できますし、導入も手軽です。
機密文書のスタンプを利用する大きなメリットは、「一般書類との区別がつけやすい」という点です。機密文書の取り扱いで危険なのは、誰もが閲覧可能な一般書類と混ざってしまうことです。一般書類と混在してしまうことで閲覧不可とされている社員などが機密文書に目を通してしまう可能性があります。
機密文書スタンプを運用することで、仮に一般書類と混ざってしまってもすぐに機密文書だと気づくことができるため、速やかに取り分けて適切な管理をすることができます。スタンプを押すだけなので大きな手間はかからず、その上で機密文書の処理をスムーズに行うことができるため、とても有意義です。
市販のスタンプを購入し、機密文書の管理を行う責任者を設定します。機密文書はすべてその責任者がスタンプを押し、適切な管理をすることを徹底すると、機密文書が外部に漏れてしまうことを防げます。
機密文書にはいろいろな区分があります。例えば会社の社長をはじめとする役員陣でないと閲覧できない書類、各部署内でのみ閲覧可能な書類、社外に漏れてはいけない書類などです。それぞれの区分に応じた責任者を設定することで、より効率的に機密文書を管理できます。
機密文書スタンプは、シャチハタのスタンプのほかに文書作成ソフトを使用してスタンプのような目印をつけることができます。文書作成ソフトに搭載されている「透かし機能」では、「機密」や「社外秘」といった透かし文字を入れられます。すでにある書類を機密文書とするときはシャチハタのスタンプを使用し、機密文書を作成するときは透かし機能を利用するなど使い分けると、より効率的に機密文書を管理できます。
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