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機密文書の管理マニュアルとは

本記事では機密文書の管理マニュアルを作成する理由や、管理マニュアルを整備することのメリットについて解説します。

機密文書の管理マニュアルを作成する理由

機密文書では管理マニュアルを作成することが推奨されていますが、その理由はすべての社員が適切に機密文書を取り扱えるようになることです。また機密文書管理担当者の引き継ぎ時にも役立ちます。 もし管理マニュアルが作成されていなければ、担当を引き継ぐ際にイチから行わなければなりません。しかし管理マニュアルがあれば、マニュアルに従って機密文書の管理ができるようになるため、誰でも同じ品質で管理が行えるようになります。

機密文書の管理マニュアルを整備するメリット

機密文書の管理マニュアルを作成することには大きな意味があります。しかし管理マニュアルを整備することにはさらなるメリットがあるので、メリットについて詳しく解説していきます。

業務効率が向上する

機密文書の管理マニュアルを整備するメリットとして、業務効率の向上があります。管理マニュアルが作成されている状態は、文書の管理・保管が適切であり、探しやすい状態になっているということです。そのため保管してある文書を見つけたいという場合にも探す手間が省け、その分業務効率が向上すると考えられます。また、マニュアルがあれば機密文書に対する対応に迷うこともなく無駄な労力が生じません。

企業イメージが向上する

企業内の効率向上だけでなく、企業イメージが向上することもメリットのひとつです。機密文書の管理マニュアルが作成されていたり、処理が適切であることは企業内部の統制システムが適切であることとイコールといえます。そのため上場審査を通過しやすくなったり、適切に情報管理がなされている企業とみなされたりと企業イメージが改善されるのです。

顧客満足度の向上が期待できる

機密文書の管理マニュアルが作成されていることのメリットは、企業だけではなく顧客にも及びます。機密文書は顧客の個人情報なども含むものであり、管理マニュアルにより適切に保管・管理されれば顧客の情報も検索しやすくなるはずです。 その結果、顧客ごとのニーズの把握がしやすくなったり、顧客が求めているサービス・対応を提供しやすくなるため顧客満足度の向上も期待できます。

機密文書の管理マニュアルを整備しないことによるデメリット

業務効率の低下

機密文書の管理マニュアルを整備しないことによるデメリットは、メリットの項目で解説したことと反対となりますが、その中でも実感できることは業務効率の低下でしょう。管理マニュアルがなければ社員同士の認識がずれたり、機密文書の管理方法が社員により異なったりすることで無駄な作業が増える可能性があります。また機密文書保管の担当者を特定するなど、マニュアルがなければ余分な手間がかかることもあるでしょう。

情報漏洩のリスク

情報漏洩のリスクが高まることも、機密文書管理マニュアルを整備しないことによる大きなデメリットです。管理マニュアルが整備されていれば、すべての社員が同じ認識で機密文書を管理できるようになります。しかしマニュアルがなければ、個人個人により機密文書への認識が異なり、管理のための場所や方法に差異が生じることから情報漏洩に繋がりやすくなるのです。

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