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機密文書を回収する箱について

機密文書は処理をする際、箱で回収されています。機密文書処理を行う業者が箱を用意してくれる場合も多いですが、自分で段ボールを用意して処理を依頼することもできます。本記事では自分で段ボールを用意する場合と業者が用意した段ボールを利用する場合のメリット・デメリットを紹介します。

自分で段ボールを用意するメリット・デメリット

自分で段ボールを用意するメリット

自分で段ボールを用意する場合のメリットは2つあります。いつでも作業ができる点と出し入れがしやすい点です。段ボールは自分で用意するので、自分の好きなペースで作業が進められます。使用する段ボールも一般的なものなので、出し入れも楽です。

自分で段ボールを用意するデメリット

一方でデメリットは、底が抜ける可能性がある・機密文書用としてサイズが丁度良い段ボールを探すのに手間がかかる・誰でも書類に触れられるという点です。自分で用意した段ボールに機密文書を詰めたところ、重さがありすぎて底が抜けてしまった…という失敗例は多いものです。また丁度良い大きさの箱がすぐに見つかれば良いですが、見つけるのに時間がかかると手間になってしまいます。

また出し入れしやすいメリットがある反面、誰もが書類に触れられるというデメリットもあるため、外部に漏らすことができない機密文書の破棄をする場合は、社内においてもしっかりと管理する必要があるでしょう。

業者が用意した段ボールを利用するメリット・デメリット

業者が用意した段ボールを利用するメリット

業者が用意した段ボールを利用するメリットは、丈夫な段ボールを用意してくれる・段ボールを探す手間がかからない・機密文書用として工夫された段ボールが使えるという3点です。

機密文書を入れるための段ボールを用意してもらえるので、強度においては不安なく使用できます。また意外と時間と手間がかかる段ボール探しをする必要もありません。業者にもよりますが、機密文書用として中が見えないように工夫された段ボールを用意してくれるケースもあります。

業者が用意した段ボールを利用するデメリット

デメリットは、段ボールが届くまでは作業ができないこと・段ボールは用意してくれるが有料の場合があること、の2つです。今すぐに作業がしたいと思っても、段ボールが届くまでは作業ができません。また段ボールを用意してもらうと、別途費用を請求されることもあります。

とはいっても、自分で用意する場合でも用意するまでは作業はできませんし、段ボールを購入するのにも費用がかかるため、あまり大きなデメリットにはならないでしょう。

業者が用意した専用ボックスを利用するメリット・デメリット

業者が用意した専用ボックスを利用するメリット

業者が専用ボックスを用意してくれる場合のメリットは、自分で箱を用意する必要がない・専用ボックスなら強度の不安がない・他の社員に文書を見られることがない、という3点です。専用ボックスは、きちんと箱状になっていて強度も高いです。底抜けしないだけでなく、多少の衝撃や濡れでも耐えてくれます。

また一度入れた文書は取り出せないようになっており、カギがついている・廃棄業者しか開けられない仕組みになっているというケースも多いです。他の社員に文書を見られる心配がなく、情報漏洩のリスクが抑えられます。

業者が用意した専用ボックスを利用するデメリット

デメリットは、置く場所が限定される・間違って入れてしまった書類を取り出せないという2つです。専用ボックスはしっかりとした造りの物が多いため、一度置いてしまうと動かすのが難しいでしょう。気軽に場所を移動させられず、置ける場所は限定されます。

また情報漏洩のリスクは抑えられますが、間違えていれてしまった書類を取り出そうと思っても取り出せない…という点はデメリットです。入れる書類を間違えることがないように、廃棄書類の判別を慎重に行う必要があります。

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