アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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このページでは、オフィスを移転する際に注意したい機密文書の処分について、抑えるべき基本とポイントを解説しています。
オフィスの移転で注意したいのが、重要な機密文書をあやまって廃棄してしまうことです。
社員や顧客の個人情報をはじめ、取引内容や会社の経営に関わる機密情報が記載されている書類が外部に漏えいすれば、会社の信頼を失う事態になりかねません。同時に「個人情報保護法」にも気をつける必要もあります。
移転中は人の出入りが多くなるため、機密文書が意図的に持ち出される可能性が高まります。機密文書の運搬や処理に対して特別な注意を払うべき状況なので、作業フローを作成しスタッフに周知徹底するなどの配慮が必要です。
オフィス移転時の書類の処理方法として、どのような対策をたてるべきでしょうか。
オフィス移転時に機密文書を誤って廃棄してしまうトラブルがあります。機密文書を詰めた段ボールがしっかりと管理されておらず、「その他の処分品を詰めた段ボールと一緒に運ばれてしまった」といったケースが珍しくありません。
そのため、機密文書を詰めた段ボールは「その他の段ボールと同じ場所に置かない」「搬出の際はチェックを受ける」といったルールを定めることはもちろん、より望ましい対策として専任担当者を決めておくことが重要です。担当者が責任を持って管理することで、処分や紛失のリスクを減少させられますし、施錠管理など細かな対応も可能になります。
まとまった処分品と一緒に機密文書を処分する方法は、情報漏えいのリスクが高まります。シュレッダーでの裁断をはじめ、再生不可能なかたちで最終処分を行うようにする必要があります。
処分すべき機密文書が大量にある場合は、専門の処分業者に依頼するのがおすすめです。忙しい移転時に社内の人手を取られなくて済むことはもちろん、しっかりと責任を持って処分してくれるのも安心できる要素です。
オフィス移転に向けて準備しておくべきことには、どのようなものがあるのでしょうか。
オフィスの移転日が近づいたら、段取りのひとつとして、書類の廃棄に関わるルール決めを行い、社内で共有しましょう。紙類のゴミとして処分できる書類を置く場所と、機密文書として業者に依頼する書類を置く場所を分けるなど、明確でわかりやすいルールを定めておくことが重要です。
機密文書の処理を中心に作業する専任担当者を決めましょう。当日は忙しくなりがちなので、2人体制ですすめるのも良い方法です。
機密文書を確かに搬出できたのか、搬出側（オフィス）から搬入側（トラック）に移動した際のチェックも必要です。都度照会できるよう時間帯も記載できると便利でしょう。
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