アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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企業で人事を担当していると、履歴書はいつまで保管すべきか、どう廃棄すべきか悩む人は多いと思います。また、不採用者や退職した人の履歴書の保管期間に迷うこともあるでしょう。この記事では、履歴書の保管と廃棄について解説します。
実は、履歴書を保管する義務は企業にありません。労働基準法109条には、「使用者は, 労働者名簿, 賃金台帳及び雇入, 解雇, 災害補償, 賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」とだけ記載されています。つまり、労働者名簿や、労働に関する書類は保管の義務がありますが、履歴書には保管義務がないということです。
法的な保管の義務がない履歴書ですが、一定期間は保管することが望ましいです。なぜなら、経歴の事実確認の際や、緊急連絡先の確認のときに使用する可能性があるからです。
履歴書は個人情報です。保管時は、採用関係以外に使用されないようにしましょう。具体的には、人目につく場所には保管しない、鍵のかかる場所に保管する、閲覧者を限定するなどして、厳格に管理することが重要です。
参考元：e-gov 法令検索（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049
退職者の履歴書は保管すべきなのでしょうか。法律上は、従業員の退職後、すぐに破棄しても問題ありませんが、復職した場合に必要になるケースがあります。実際には退職後、3～5年保管する企業が多いようです。長く保管しすぎても連絡先が変わることが考えられるので、あらかじめ期間を決めて保管しておきましょう。
不採用者の履歴書も保管の義務はありません。ただ、不採用者から履歴書の返還を求められた場合に備えて、一定期間は保管しておく方がよいでしょう。申し出があったにもかかわらず履歴書を返還できないと、企業に対する信用を落とすことにもつながるからです。採用活動の際には、履歴書の取り扱いについて、応募者にあらかじめ明示し、保管期間が過ぎたら早めに処分しましょう。処分する際には、処分日や処分方法を記録するとなおよいです。
履歴書流失という事態にならないために、保管は厳重に行い、保管期間が過ぎたら速やかに廃棄しなければなりません。ただ、万が一流失してしまった場合は、どのような罰則が科せられるのでしょうか。
履歴書には、住所、生年月日などの個人情報が多く含まれており、個人情報保護法の対象になります。そのため企業は、履歴書を、個人情報として適切に扱う義務があります。個人情報保護法では、不正な利益を得る目的があった場合を除き、罰する規定はありません。しかし、企業が個人情報漏えいに基づく命令に従わない場合は、罰則が科されることもあります。
個人情報保護委員会からの命令に違反した場合、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科せられます。不正な利益を得るという目的をもって、個人情報を漏えいした場合は、1年以下の懲役または50万円以下の罰金です。また、刑事上の罰則が科されなかったとしても、民事上で損害賠償責任が発生する可能性は十分にあります。
個人情報を漏えいしてしまった際の対処としては、事実関係の調査や原因の究明、影響範囲の特定、影響を受ける可能性のある本人・個人情報保護委員会への連絡などが求められます。
履歴書は、社内のシュレッダーにかけても破棄できますが、個人情報流失のリスクがないとはいいきれません。個人情報保護の観点から、履歴書は精密書類処理の専門業者に委託することも視野に入れておきましょう。不要になった書類を引き渡すだけで、人目につくことなく書類を処分できます。履歴書の廃棄について、企業は明確なルールを設けて行うことが大切です。
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