アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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仕事柄名刺をたくさん交換するという人は多いのではないでしょうか。さまざまな理由から名刺を処分する必要がある場合、どのように処分するのが適切なのかを考えることもあると思われます。そこで本記事では、機密文書に含まれる名刺の処分方法について解説します。
冒頭でも触れていますが、名刺は機密文書に該当します。理由としては、会社名や名刺に記載されている人の名前、電話番号などの情報が「個人情報」にあたるからです。では、機密文書の名刺はどのように保管するのが適切なのかというと、管理方法は会社によって変わってきます。例えば営業マンであれば、個人が管理しているケースもありますし、部署でまとめて管理している会社もあるようです。
交換した名刺は、基本的にずっと保管することになります。個人で管理する場合には、失くしたり必要な名刺を見つけられないということがないように、専用の名刺フォルダーに入れるなどしてきちんと管理することが大切です。
機密文書である名刺は、個人情報保護法の対象となるケースもあります。先にも触れていますが、名刺にはその人の名前や電話番号が記載されており、電子メールのアドレスなど個人を特定できる情報が多く記載されているからです。
ただし、ビジネスの場における名刺については、個人というよりも自社を広く知ってもらい、自社の事業に活かすという目的があります。この場合、個人の情報を保護する必要はないため、個人情報保護法の対象とはなりません。
ではどういうときに対象になるのか？というと、「紙の情報」という名刺から、形を変えたときに個人情報保護法の対象となる可能性があります。もらった名刺の情報を管理しやすいようにファイリングする、データベースに入力するといったことを行うと、紙の情報であった名刺は、「個人情報のデータベース」に変わるのです。このような場合は、個人の情報をデータベースとして管理していることになるため、個人情報保護法の対象となります。最近は名刺をデータ化する企業が増えているので、この点は覚えておきましょう。
個人情報保護法の対象となり得る名刺を処分する際には、機密文書としてきちんと処分することが重要です。一般的には、第三者が確認できないようにシュレッダーにかける、保護スタンプを押して情報が見えないようにしてから処分するといった方法が挙げられます。
しかし、シュレッダーは復元が可能であるため、必ずしも安全とはいえません。名刺を処分する際には、さまざまな面から危険性を考慮し、安全性の高い専門業者に依頼をすることも視野にいれておきましょう。
ただし、名刺は社員同士が個人で交換したものであっても、企業で業務の一環として交換したものになります。そのため、処分する際にはまず会社側に確認をして、指示に従うことが基本です。
名刺を処分することになったとき、正しい処分方法を用いないと情報漏えいに当たる可能性があります。仮に情報漏えいの対象となり、漏えいされた情報が相手先の会社に被害を及ぼした場合には、訴訟に発展する可能性もあるため注意が必要です。訴訟に発展しないとしても、行政からの指導が入ることもあり得ますので、名刺の処分には十分な配慮をし、適切な処分方法を用いることをおすすめします。
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