アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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ここでは、テレワークでの機密文書の取り扱い、破棄する際の注意点と実際に起こった漏洩の事例について、紹介します。
近頃では、テレワーク化が進んだことにより機密文書をさまざまな場所に持ち出すことが多くなってきています。仕事というやむ負えない場合であっても、情報を守るためには機密文書を持ち歩くことは避けたいものです。テレワークで機密文書を取り扱う際には、抑えるべきポイントがあります。以下で、詳しく紹介します。
テレワークで仕事をするとなった場合、これまで会社で行っていたときとは状況が変わってきます。テレワークを行うにあたり、会社の方でルールが定められます。慣れや手間によってルールに背いた結果、トラブルなどが起きてしまったときには、個人の責任となる可能性が大きくなるため、ルールを守るようにしましょう。
社外で機密文書を閲覧する際は、閲覧方法をひとつに絞ることが紛失や漏洩防止に有効です。特に、先のことを考えた場合には、データは電子化にしておくことが良いでしょう。
電子化に絞ることで紙と電子データを使い分ける手間が減り、情報防衛は機器だけで済むことになります。この機会に、徐々に電子化を進めていきましょう。
機密文書の持ち出しが良くないことを理解していても、「仕事上やむを得なく」ということもあるのではないでしょうか。仕事上必要な場合は許可を得た上で、持ち出す時間や期間を決めておき、必要時以外はすぐに戻すという条件を作ることで、紛失や漏洩のリスクを下げられます。とはいえ、紛失や漏洩を避ける有効な方法は、持ち出しを最低限に留めることになります。
テレワーク時に機密文書を破棄する際は、情報が流出しないようにあらゆる点に気を付けなければなりません。機密文書はだた破棄すれば良いという考えでは、その後の状況によっては大きな影響を及ぼすことになります。リスクを避けるためにも、しっかりと手順を踏むことが大切です。ここでは、テレワークでの機密文書を破棄する際の注意点について説明します。
廃棄する文書が多くあるときは、流れ作業になってしまうことが懸念されます。たとえば、どこまで処理が済んでいるのか、廃棄し終わった工程が曖昧になりがちで、結局二度手間になってしまうケースもあります。このようなことを避けるためには、たとえ手間がかかっても、一つひとつの確認を行うことです。すると、二度手間になってしまう事態は避けられるでしょう。
廃棄処分は、廃棄する必要があって処分したにもかかわらず、確実に廃棄されたのか後で知る必要が出てくるケースもあります。他の人に、廃棄の事実の確認を取られたとき、はっきりとした内容を伝えられるよう記録を書き留めておくことが、もしもの場合に備えた方法です。
文書の廃棄作業も、大事な仕事の一環になります。テレワーク時の文書破棄には、シュレッダーを利用することが考えられます。大量に廃棄する文書があったときには作業が長引き、排出したゴミの処理に時間を取られることも視野にいれておくことが必要です。溜め込まずにこまめに廃棄しておくか、専門の溶解処理サービスを利用するなどして、作業時間に支障が出ないような対策が重要です。
テレワーク化が進み、会社以外での場所で仕事をする機会が増えたことにより、機密文書の情報が漏洩する可能性が高まってきています。実際に起こった事例を把握しておくことで情報漏洩を事前に防げます。以下で、確認していきましょう。
電車やタクシーまたトイレなど、公共の場所にスマホを置き忘れてしまった経験はありませんか？パソコンは大きな荷物ですが、意外にもスマホと同様、置き忘れることが多いとされています。パソコンを開けられてしまうと、中の情報を盗み見られる確率が高くなります。パソコンを安易に開けられないように、他人にわからないパスワードを設定するなどして万が一の場合に備えておきましょう。
気分を換えるために、自宅以外のカフェなどを利用してパソコン作業をする人が増えています。しかし、カフェのような場所は多くの人が出入りしており、少し席を外した隙には情報漏洩の危険が高まります。大事な機密情報がいつでも狙われているという危機感を、常に持つことが必要です。席を離れる際も常にパソコンを持ち歩くことや、簡単に他人が操作できないような対策を取っておきましょう。
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