アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
アウトソーシングで情報漏洩リスクを防止！
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機密文書のなかには電子化ができない重要度の高いものがあります。電子化が難しいものは箱に入れて回収されたのちに適切な方法で廃棄されますが、この記事では電子化に関する具体的な取り決めや文書の種類について紹介します。
e-文書法は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」をあわせた総称です。民間の事業者が文書の保存や作成、閲覧を行う際に、原則として電磁的記録を可能にしたものです。
e-文書法では、電子化の対象範囲を医療・保険・証券・建築など保存義務のある文書にも広げています。たとえば企業経営の分野では会計帳簿や納品書、定款など、経営に関わるほぼすべての文書が電子化できるようになり、書面の保存にかかる負担が軽減できるようになりました。
参照元：厚生労働省
（https://www.mhlw.go.jp/topics/2005/03/tp0328-1a.html）
電子帳簿保存法は、近年見直しが進んでいる電子帳簿の保存に関する法律です。主に財務省・国税庁が管轄する法律に対して適用され、たとえば仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表・契約書・領収書など、財務に関わる書類や取引関係の書類を対象に、データのままで保存を行えるように取り決めています。
令和4年（2022年）4月から、それまでの内容が見直された新たな電子帳簿保存法が施行されています。改正では、訂正・削除を行う際に反対仕訳の追加が不要となり、帳簿間での相互関連性確認が不要に。検索機能要件の緩和や、スキャナ保存・電子取引においてタイムスタンプの付与期間が2ヶ月まで延長されるなど、要件緩和が行われています。
参照元：国税庁
（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm）
法令・条約で制限がかかっている文書は電子化をすることができません。たとえば国際海上物品運送法などで、国際条約に基づいて作成された文書は書面のままでの保存が必要です。
「書面でなければその効力を生じない」などと記載されている、現物性が高い文書については電子化をすることができません。不動産取引における重要事項説明書や、店頭などで常に掲示をしておかなくてはならない営業許可証などは電子化に対応していないため注意が必要です。
緊急時にすぐ解読ができる重要度の高い文書も、電子化を行うことができません。地震災害、船舶の運行などにかかわる「安全の手引き」のように、緊急時にすぐ解読可能でなくてはならない書類や文書は、電子化を行うことができません。
質屋営業法などで規定されている、取引が対面で実施され電子取引とはならない場合について、契約にかかわる書類は電子化することができません。
要件が緩和されてきてはいるものの、法令での取り決めや書面の必要性が生じるケースでは、電子化が行えない場合があります。誤って書面での保存が必要な文書を処分しないように、個人の判断は避け、廃棄を適切に行える処理業者に任せることが大切です。
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